SharePoint 高度な管理 を使用してMicrosoft 365 Copilotとエージェントの準備をする

Microsoft 365 Copilotとエージェントは、コンテンツが最新かつ適切に管理されている場合に、organizationに最適に機能します。 Copilot とエージェントは、Microsoft Graph からデータを取得し、既存のアクセス許可、共有設定、ポリシーを尊重します。

この記事では、 SharePoint 高度な管理 の機能を使用して、Copilot とエージェントの使用のために環境を準備する方法について説明します。

手順 1: コンテンツ管理評価を使用する

Content Management Assessment ハブは、管理者に実用的な分析情報と推奨事項を提供します。 重要な結果を表示し、注意が必要なサイトを分類する重要なレポートのスイートを実行します。

コンテンツ管理評価は、管理者が次の操作を行う簡単なガイド付きプロセスを提供します。

• 過剰に共有される可能性のあるコンテンツを特定する
• 問題やリスク (非アクティブなサイトや所有者なしのサイトなど) を見つける
• organizationの Copilot 対応性を定義する
• コンプライアンスを確保し、データの整合性を維持する
• 修復に関する実用的な推奨事項を受け取る
• 定期的な評価を使用して、時間の経過に伴う進行状況を追跡する

このハブは、まだ技術的な専門知識を持っていない可能性がある管理者でも、コンテンツ ガバナンスにアクセスしやすく、実用的なものにするのに役立ちます。

コンテンツ管理評価ハブにアクセスするには:

1. SharePoint 管理センターのナビゲーション ウィンドウで、[ 高度な管理] を選択します。

2. [ 評価の開始] を選択します。

評価の実行後、結果を確認し、適切なアクションを実行します。 評価を 30 日ごとに再実行して進行状況を追跡し、新しい問題に対処します。

手順 2: サイト ライフサイクル管理とアーカイブを採用する

サイト ライフサイクル管理ポリシーとアーカイブは、サイトが最新で準拠しており、ストレージを効率的に使用できるようにするために役立ちます。 これらの機能は、Copilot とエージェントエクスペリエンスが現在のコンテンツを参照し、ストレージ コストを削減するのに役立ちます。

サイト ライフサイクル管理

サイト ライフサイクル管理ポリシーは、organizationの SharePoint サイトが適切に管理されていることを確認するプロセスを自動化することで、コンテンツのスプロールを減らすのに役立ちます。

サイト ライフサイクル管理ポリシーを設定すると、システムによって潜在的な問題が自動的に特定されます。 サイト所有者または管理者にアクションの実行を依頼する強制アクションと電子メール通知を構成できます。

サイト ライフサイクル管理ポリシーを表示または作成するには:

1. SharePoint 管理センターのナビゲーション ウィンドウで、[ サイト ライフサイクル管理] を選択します。

2. 非アクティブなサイト ポリシー、サイト所有権ポリシー、サイト構成証明ポリシーなどのカテゴリで、[開く] を選択します。

サイト ライフサイクル管理ポリシーには、次のものが含まれます。

• 効果的なサイト管理を サポートし、所有者のないサイトのリスクを軽減するサイト所有権ポリシー。 最小所有者数または管理者数を設定し、サイトが条件を満たしていない場合の通知を自動化できます。
• 非アクティブなサイトを 自動的に検出し、電子メールでサイト所有者に通知する非アクティブなサイト ポリシー。
• サイト所有者またはサイト管理者に対して、サイトの必要性、所有者、メンバー、アクセス許可、共有設定など、サイト情報のチェックと正確性の確認を求めるサイト構成証明ポリシー。

Microsoft 365 アーカイブ

Microsoft 365 アーカイブを使用して、所有者なしのサイトや非アクティブなサイトなど、非アクティブなコンテンツを保持します。 このアプローチは、ストレージの消費量を減らし、Copilot の最適化を向上させるのに役立ちます。 サイトをアーカイブする場合:

• サイトは、Microsoft 365 アーカイブ ストレージ層に移動します。
• サイトがアクティブな SharePoint ストレージ クォータを使用しなくなりました。
• コンテンツ、アクセス許可、メタデータは保持されます。
• ユーザーは、再アクティブ化されるまでサイトにアクセスできません。
• Copilot はアーカイブされたコンテンツに対してトレーニングされていません。

アーカイブされたサイトは、[アーカイブ済み サイト ] ページで管理できます。

Microsoft 365 アーカイブを設定して使用するには、次のリソースを参照してください。

• Microsoft 365 アーカイブを設定する
• Microsoft 365 アーカイブを管理する
• Microsoft 365 アーカイブでのエンド ユーザー エクスペリエンス

手順 3: 誤ったオーバーシェアリングを防ぐ

Copilot とエージェント エクスペリエンスでの誤ったオーバーシェアリングを防ぐには、SharePoint と OneDrive の共有設定を調整します。 データ アクセス ガバナンス レポートと分析情報を使用して、過剰共有リスクを特定し、優先順位を付けます。 機密性の高いコンテンツへのアクセスを制限します。

SharePoint と OneDrive の共有設定を調整する

既定では、SharePoint は共有設定を最も許容されるオプションに設定します。 SharePoint、OneDrive、およびファイルまたはフォルダーへのリンクの共有設定を設定できます。

リンクの有効期限とアクセス許可オプションを指定することもできます。

共有設定を調整するには:

1. SharePoint 管理センターのナビゲーション ウィンドウで、[ ポリシー] を展開し、[ 共有] を選択します。

2. 上部から設定を指定し、[保存] を選択 します。

   このタスクに関するヘルプについては、「 SharePoint と OneDrive の共有設定を管理する」を参照してください。

データ アクセス ガバナンス レポートを使用して、過剰共有リスクを特定する

データ アクセス ガバナンス レポート は、共有が過剰または機密性の高いコンテンツを含むサイトを特定するのに役立ちます。

スナップショット レポートやアクティビティ レポートなど、いくつかのレポートを使用できます。

データ アクセス ガバナンス レポートにアクセスするには:

1. SharePoint 管理センターで、[ レポート] を展開し、[ データ アクセス ガバナンス] を選択します。

2. カテゴリの下にある [ レポートの表示] を選択します。

次のレポートから始めます。

• サイトのアクセス許可ベースライン レポートは、organizationの全体的なアクセス権の公開状況を把握するのに役立ちます。 このレポートには、SharePoint サイトと OneDrive サイト間の現在のアクセス許可構造を示すスナップショットが用意されており、すぐに注意が必要なサイトを特定できます。
• [ユーザーのサイトのアクセス許可] レポートには、特定のユーザーがアクセスできるすべてのサイトが一覧表示されるため、アクセス許可を調整する必要があるかどうかを判断できます。
• アクティビティ ベースのレポート:
  • 外部ユーザーを除くすべてのユーザー (EEEU) レポートは、過去 28 日間にコンテンツがorganization全体と共有された上位 100 のサイトと、それらのサイトに適用されたセキュリティ ポリシーを特定するのに役立ちます。
  • 共有リンク アクティビティ レポートは、ユーザーが過去 28 日以内に最も多くの共有リンクを作成したサイトを特定するのに役立ちます。 [すべてのユーザー] リンク、"organization内のPeople" リンク、および "特定のユーザー" リンクが最も多いサイトの一覧を表示できます。

AI 分析情報を使用してレポートの結果を解釈する

AI 分析情報機能は、レポートを確認するために必要な手動作業を減らし、コンテンツ ガバナンスの問題を軽減するのに役立ちます。 言語モデルを使用して、レポートからパターンと潜在的な問題を特定し、問題を解決するための実用的な推奨事項を提供します。

使用可能な場合は、AI によって生成された分析情報を使用して、レポートの結果を解釈し、推奨されるアクションを特定します。

AI 分析情報機能は、次のレポートで使用できます。

• リンクのアクティビティ レポートの共有
• 秘密度ラベル スナップショット レポート
• 非アクティブなサイト ポリシー。非アクティブなサイトを識別するのに役立ちます。 ポリシーの実行後、レポートを CSV 形式でダウンロードできます。
• 過去 180 日以内に行われたサイトアクションまたはorganization設定の変更を表示する変更履歴レポート

AI 分析情報を生成するには:

1. SharePoint 管理センターのナビゲーション ウィンドウで [ レポート] を展開し、 データ アクセス ガバナンス や 変更履歴などのオプションを選択します。

2. レポートを選択し、[ AI 分析情報の取得 ] ボタンを探し、それを選択して AI 分析情報を生成します。

機密性の高いコンテンツへのアクセスを制限する

必要に応じて、制限付きAccess Controlを使用してサイト へのアクセスを制限し、過剰共有を防ぎます。 制限付きAccess Controlを使用すると、Microsoft Entra セキュリティ グループや Microsoft 365 グループなどのグループを使用して SharePoint サイトへのアクセスを許可します。 指定したグループに属していないユーザーは、アクセス許可またはリンクを介して事前にアクセスしていた場合でも、サイトまたはそのコンテンツにアクセスできません。

制限付きAccess Control ポリシーを使用して、次の手順を実行します。

• 定義されたユーザー グループへのサイト アクセスを制限する
• 広範なアクセスまたは意図しないアクセスを防止する
• 承認されたユーザーのみがコンテンツにアクセスし、Copilot で表示できることを確認する

サイトアクセスを制限するには:

1. Microsoft Entraまたは Microsoft 365 グループでセキュリティ グループを設定または識別します (「Microsoft Entra: グループの種類」を参照)。

2. SharePoint 管理センターのナビゲーション ウィンドウで、[ ポリシー] を展開し、[ アクセス制御] を選択します。

3. [ サイト アクセス制限を有効にする] オプションを選択します。

   サイト管理者がサイトにアクセスできるユーザーを制御できるようにするには、[ サイトのアクセス制限の制御をサイト管理者に委任する] を選択します。

4. [保存] を選択します。

詳細については、「 SharePoint サイトへのアクセスを制限する」を参照してください。

リスクの高いサイトのコンテンツ検出を制御する

Copilot またはエージェント エクスペリエンスでの偶発的な検出を防ぐリスクの高いサイトがある場合は、それらのサイトに 制限付きコンテンツ検出 を使用します。

制限付きコンテンツ検出は、次の場合に役立ちます。

• Copilot またはエージェントエクスペリエンスやorganization全体の検索クエリにコンテンツが表示されないようにする
• サイトのアクセス許可を変更せずに、偶発的な露出を減らす

制限付きコンテンツ検出は、アクセス可能な状態を維持する必要があるが、広範に検出できないコンテンツに役立ちます。

リスクの高いサイトを特定するには:

1. SharePoint 管理 エージェントやデータ アクセス ガバナンス レポートなどのツールとレポートを使用して、次のリスクシグナルを確認します。

   • "すべてのユーザー"、"すべてのユーザー"、およびorganization全体のリンクを通じた広範な共有
   • 過剰なアクセス許可を持つ大規模な対象ユーザー
   • アクセス許可の継承と複雑なアクセス モデルの破損
   • 弱い保護を持つ機密性の高いコンテンツ
   • ラベルなしサイトまたはパブリック サイト
   • 所有者なし、非アクティブ、または未閲覧のサイトとのガバナンス ギャップ

   複数のリスクシグナルが重複するサイトは、高リスクと見なされます。 たとえば、次のような情報が含まれます。

   • 機密データが含まれており、"すべてのユーザー" 共有リンクがあるサイト
   • 所有者がいないパブリック サイト
   • アクセス許可の継承が壊れている大規模な対象ユーザー

2. SharePoint 高度な管理 のツールとレポートを使用して、過剰共有または露出のリスクがあるサイトを強調表示します。

   • サイトのアクセス許可レポートやリンク アクティビティ レポートの共有など、データ アクセス ガバナンス レポート
   • AI 分析情報
   • SharePoint 管理 エージェント

3. コンテンツ検出から制限するリスクの高いサイトの一覧を作成します。

コンテンツ検出を制限するには:

1. SharePoint 管理センターで、[ サイト] を展開し、[ アクティブなサイト] を選択します。

2. サイトを選択してポップアップを開きます。 ポップアップで、[ 設定] タブを選択します。

3. [ コンテンツ検出の制限] で、[オン] を選択します。 その後、[保存] を選択します。

詳細については、「 SharePoint サイトとコンテンツの検出を制限する」を参照してください。

手順 4: SharePoint 管理 エージェントを使用する

SharePoint 管理 エージェントは、関連するデータとレポートを収集し、分析と推奨事項を提供し、他のプロンプトを提案することで、質問に応答します。 「テナント全体にコンテンツを配布する方法を表示する」などの質問をし、推奨されるプロンプトと次の手順で役立つ情報を取得します。

SharePoint 管理 エージェントを開くには:

次のいずれかの手順を選択します。

• Microsoft 365 Copilot アプリで [エージェント] を展開し、SharePoint 管理 エージェントを検索します。
• SharePoint 管理センターで、[ Copilot ] ボタンを選択します。
• Microsoft Teamsで [アプリ] を選択し、SharePoint 管理 エージェントを検索します。

詳細については、「SharePoint 管理 エージェント」を参照してください。

手順 5: バックアップと復元の手順を実装する

ビジネス継続性には、Microsoft 365 バックアップなどのバックアップと復元のソリューションが必要です。 偶発的または悪意のあるデータの削除または上書きが発生した場合は、データを保護して簡単に回復することが重要です。

Microsoft 365 バックアップの場合:

• データは Microsoft 365 データ信頼の境界を離れることはなく、現在のデータ所在地の地理的な場所を考慮します。
• バックアップ ツール管理者が明示的に削除しない限り、バックアップは変更できません。
• OneDrive、SharePoint、Exchange には、物理的な災害の影響を軽減するために、データの複数の物理的に冗長なコピーがあります。

Microsoft 365 バックアップの使用を開始するには:

1. Microsoft 365 管理センターのナビゲーション ウィンドウで、[設定] を展開し、[Microsoft 365 バックアップ] を選択します。

2. 詳細と作業を開始するには、ページの情報を確認してください。

Microsoft 365 バックアップの詳細については、次のリソースを参照してください。

• Microsoft 365 バックアップの概要
• Microsoft 365 バックアップを設定する
• Microsoft 365 バックアップでバックアップ ポリシーを作成、表示、編集する
• Microsoft 365 バックアップのデータを復元する