Usare Word modelli per creare documenti standardizzati

Dopo aver creato e importato modelli di Office Word nelle app di engagement dei clienti (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation), gli utenti selezionano un pulsante per generare documenti standardizzati popolati automaticamente con i dati. Questa funzionalità include alcune considerazioni speciali che è necessario conoscere per creare correttamente Word modelli.

Versioni supportate di Word

Seguire i passaggi descritti in questo articolo per creare e usare correttamente i modelli di Word nelle app di Customer Engagement.

Passaggio 1: Creare un modello di Word

È possibile creare un modello di Word dall'interfaccia di amministrazione di Power Platform o da un record nelle app di engagement dei clienti. La creazione di un modello dall'interfaccia di amministrazione lo rende disponibile per tutti gli utenti dell'organizzazione, durante la creazione di un modello da un record crea un modello personale disponibile solo per l'utente.

Creare un modello di Word dall'interfaccia di amministrazione di Power Platform

L'accesso richiede autorizzazioni sufficienti, ad esempio il ruolo Amministratore di sistema o Addetto personalizzazione sistema. Per verificare il ruolo di sicurezza, vedi Visualizzare il profilo utente. Se non si dispone delle autorizzazioni corrette, contattare l'amministratore di sistema.

1. Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.
2. Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
3. Nel riquadro Gestisci, seleziona Ambienti.
4. Nella pagina Ambienti selezionare un ambiente e quindi selezionare Impostazioni nella barra dei comandi.
5. Espandere Modelli e quindi selezionare Modelli di documento.
6. Nella pagina Visualizzazione modelli disponibili passare alla barra dei comandi e selezionare Nuovo>modello di Word download.
7. Nella finestra di dialogo Scarica file per creare un modello selezionare l'entità per cui si vuole creare il modello.
   
8. Specificare le relazioni di entità da usare nel modello. Ad esempio, se si seleziona l'entità Account, è possibile specificare una relazione 1:N con l'entità Contact per includere le informazioni di contatto nel modello. Altre informazioni sulle relazioni in Che cosa sono le relazioni 1:N, N:1 e N:N?

   Nota

   • Le relazioni selezionate in questa schermata determinano quali entità e campi sono disponibili in un secondo momento quando si definisce il modello di Word.
   • Selezionare solo le relazioni necessarie per aggiungere dati al modello di Word.
9. Selezionare Scarica per scaricare un file di Word nel computer locale con l'entità esportata inclusa come dati XML.

   Importante

   È possibile usare un modello di documento solo nell'ambiente in cui è stato scaricato. La migrazione da ambiente a ambiente per Word o modelli di Excel non è supportata.

Creare un modello di Word personale da un record

Gli utenti di Dynamics 365 possono creare un modello di Word personale che è possibile usare per i propri documenti di vendita. Questi modelli sono disponibili solo per l'utente. I passaggi seguenti sono relativi a Dynamics 365 Sales, ma il processo è simile in altre app di customer engagement.

1. Accedi all'app Hub delle vendite.
2. Selezionare l'entità per cui si vuole creare il modello. Ad esempio, se si vuole creare un modello per gli account cliente, selezionare Account.
3. Apri un record. Sulla barra dei comandi selezionare Modelli di Word>Scarica modello. L'entità viene selezionata per impostazione predefinita in base al record aperto.
4. Specificare le relazioni di entità da usare nel modello. Ad esempio, se si seleziona l'entità Account, è possibile specificare la relazione 1:N con l'entità Contact per includere le informazioni di contatto nel modello. Altre informazioni sulle relazioni in Che cosa sono le relazioni 1:N, N:1 e N:N?

   Nota

   • Le relazioni selezionate in questa schermata determinano quali entità e campi sono disponibili in un secondo momento quando si definisce il modello di Word.
   • Selezionare solo le relazioni necessarie per aggiungere dati al modello di Word.
5. Selezionare Scarica per scaricare un file di Word nel computer locale con l'entità esportata inclusa come dati XML.

   Importante

   È possibile usare un modello di documento solo nell'ambiente in cui è stato scaricato. La migrazione da ambiente a ambiente per Word o modelli di Excel non è supportata.

Cosa sono le relazioni 1:N, N:1 e N:N?

Questo schermo richiede una comprensione della struttura di dati delle app di interazione con i clienti. L'amministratore o il personalizzatore può fornire informazioni sulle relazioni tra entità. Per il contenuto di amministrazione, vedi: Panoramica delle relazioni di entità.

Vengono di seguito riportate alcune relazioni di esempio per l'entità Account.

Relazione	Descrizione
	Un account può avere più contatti.
	Un lead, un account o un contatto possono avere più account.
	Un account può avere più elenchi marketing. Un elenco marketing può avere più account.

Passaggio 2: abilita la scheda Sviluppo

Aprire il file modello Word. A questo punto, il documento sembra essere vuoto.

Per visualizzare e aggiungere i dati XML delle app di Customer Engagement, è necessario abilitare la scheda Word Sviluppatore.

1. Vai a File>Opzioni>Personalizza barra multifunzione, quindi abilita Sviluppatore.

   

2. Seleziona OK.

   Developer ora viene visualizzato nella barra multifunzione Word.

   strumento per sviluppatori sulla Barra multifunzione di Word.

Evitare un problema noto durante la creazione di modelli

Esiste un problema noto con i modelli Word generati dalle app di engagement dei clienti e con Microsoft Word. Seguire le indicazioni riportate in questa sezione per evitare problemi con i campi di controllo prima di passare a p3 in cui si aggiungono campi di controllo contenuto XML al modello di Word.

Aggiungi soltanto i campi come Testo normale o Immagine

Usare il riquadro Mapping XML per aggiungere campi di entità al modello di Word. Verifica solo di aggiungere campi come Testo normale o Immagine.

Non apportare modifiche testuali al controllo del contenuto aggiunto

È possibile formattare i campi del controllo contenuto, ad esempio renderli in grassetto o modificare il colore del carattere. Tuttavia, non apportare modifiche testuali ai campi di controllo del contenuto, incluse le modifiche di maiuscole e minuscole.

Se Word si blocca o si verifica un calo delle prestazioni, prova a disattivare AutoCorrect.

Disattiva Correzione automatica

1. Con il file modello aperto in Word, passare a File>Options>Proofing>AutoCorrect Options.

   

2. Annulla la selezione di Applica maiuscola alla prima lettera delle frasi e Usa automaticamente i suggerimenti dal controllo ortografico.

   

3. Rimuovi trattini (--) con trattino (-) nelle schede Formattazione automatica e Formattazione automatica durante la digitazione.

4. Seleziona OK.

Passaggio 3: Definire il modello

Usare il riquadro Mapping XML per definire il modello di Word con i campi dell'entità.

1. Nel modello di Word selezionare Developer> Riquadro mappingXML per selezionare lo schema XML predefinito.

   

   

2. Seleziona lo schema XML. Inizia con "urn:microsoft-crm/document-template/".

   

   Importante

   Se si verificano frequenti modifiche accidentali che causano il blocco di Word o una riduzione delle prestazioni, assicurarsi di disattivare le opzioni di correzione automatica secondo la sezione, Evitare un problema noto quando si creano modelli.

3. Espandere l'entità, fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo dell'entità e quindi scegliere Inserisci controllo del contenuto>Testo semplice.

   

   Il campo dell'entità viene aggiunto al modello di Word.

   

   Aggiungi i campi di entità supplementari, aggiungi le etichette descrittive e il testo e formatta il documento.

   Un modello completato dovrebbe somigliare a questo:

   

   Alcuni campi del controllo contenuto inseriti hanno probabilmente più linee di dati. Ad esempio, gli account hanno più di un contatto. Per includere tutti i dati nel modello di Word, impostare il campo di controllo del contenuto in modo che si ripeta.

Imposta i campi di controllo del contenuto in modo da ripeterli

1. Inserisci i campi con i dati che si ripetono in una riga della tabella.

2. Seleziona l'intera riga della tabelle nel modello.

   

3. Nel riquadro Mapping XML fare clic con il pulsante destro del mouse sulla relazione contenente i campi del controllo contenuto e quindi scegliere Ripeti.

   

   Quando si usa il modello di Word nelle app customer engagement per creare un documento, la tabella viene popolata con più righe di dati.

   Una volta applicati i campi e la formattazione desiderati al modello, salvalo e caricalo nelle app di interazione con i clienti.

Passaggio 4: Caricare di nuovo il modello di Word nelle app di engagement dei clienti

Quando si ha il modello di Word creato nel modo desiderato, salvarlo in modo da poterlo caricare nelle app di engagement dei clienti.

L'accesso al modello di Word appena creato dipende dalla modalità di caricamento e dall'accesso concesso al ruolo di sicurezza. Assicurati di dare un'occhiata a Usare i ruoli di sicurezza per controllare l'accesso ai modelli.

Gli amministratori possono usare la pagina Impostazioni per caricare il modello di Word nelle app di Engagement per i clienti. Tutti gli utenti dell'organizzazione possono usare un modello caricato in Impostazioni.

Caricare il modello di Word dall'interfaccia di amministrazione di Power Platform

1. Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.

2. Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.

3. Nel riquadro Gestisci, seleziona Ambienti.

4. Nella pagina Ambienti selezionare un ambiente e quindi selezionare Impostazioni nella barra dei comandi.

5. Selezionare Modelli>di documento.

6. Nella pagina Visualizzazione modelli disponibili selezionare Carica modello>carica modello di Word nella barra dei comandi.

7. Passare al file modello da caricare.

   

8. Selezionare Carica.

   Gli utenti senza privilegi di amministratore possono caricare un modello per il loro uso personale da una lista di record.

Caricare il modello personale di Word da un record

1. Aprire un record per il tipo di entità corrispondente al modello creato. Ad esempio, aprire un record di account cliente in Sales se è stato creato un modello di account.

2. Sulla barra dei comandi selezionare Word Templates>Upload Template (Carica modello di Word).

3. Passare al file e selezionare Carica.

Passaggio 5: Generare un documento dal modello di Word

Per usare il modello di Word creato, completare la procedura seguente.

1. Aprire un record che corrisponda al tipo di entità del modello creato. Ad esempio, aprire un record di account cliente in Sales se è stato creato un modello di account.

2. Sulla barra dei comandi selezionare Modelli di Word e quindi in Modelli di Word selezionare il modello creato.

   Se non viene visualizzato il modello creato, esistono due possibilità:

   • È stato selezionato un tipo di record (entità) che non corrisponde al modello. Il sistema visualizza solo i modelli compilati per il tipo di record selezionato. Ad esempio, se si apre un record di opportunità, non verrà visualizzato un modello creato con l'entità Account.

   • Devi aggiornare le app di interazione con i clienti per vedere il modello. Aggiorna il browser o chiudi e riapri le app di interazione con i clienti.

   Il sistema genera un documento di Word con i dati del record aperto e lo scarica nel computer. Aprire il documento per visualizzare i dati e il modello in azione.

Provare i modelli di Word di esempio

Le app customer engagement includono cinque modelli di Word di esempio.

I modelli di Word di esempio sono progettati per un tipo di record specifico (entità). È possibile applicare il modello solo ai record dello stesso tipo di record.

Per applicare un modello di Word di esempio

1. Aprire un record con informazioni che usano il tipo di entità corrispondente al modello di esempio. Ad esempio, apri un record di account cliente nelle vendite per applicare il modello Riepilogo account.

2. Sulla barra dei comandi selezionare Modelli di Word e quindi in Modelli di Word selezionare il modello di esempio.
   Il sistema genera un documento di Word con i dati del record aperto e lo scarica nel computer. Aprire il documento per visualizzare i dati e il modello in azione.

Considerazioni aggiuntive

Usare i ruoli di sicurezza per controllare l'accesso ai modelli

Gli amministratori possono controllare l'accesso ai modelli di Word con una certa granularità. Ad esempio, è possibile concedere ai venditori l'accesso in lettura ma non in scrittura a un modello di Word.

1. Selezionare Impostazioni>Ruoli di sicurezza>.

2. Selezionare un ruolo e quindi selezionare la scheda Gestione business .

3. Seleziona Modello del documento per impostare l'accesso per i modelli disponibili all'intera organizzazione. Seleziona Modello del documento personale per i modelli condivisi con diversi utenti.

4. Selezionare i cerchi per regolare il livello di accesso.

   

Gli elenchi nei documenti creati non sono nello stesso ordine dei record

Gli elenchi di record creati da un modello personalizzato potrebbero non essere visualizzati nello stesso ordine nei documenti di Word come l'ordine presente nelle applicazioni di customer engagement. L'app elenca i record nell'ordine della data e dell'ora in cui sono stati creati.

Problema con le lingue da destra a sinistra

Il contenuto nelle lingue da destra a sinistra (RTL) potrebbe avere alcuni problemi di formattazione nel file di Word dopo la creazione del documento.

Vedi anche

Analizza i dati con i modelli di Excel

Risoluzione dei problemi dei modelli di Word