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È possibile ridurre lo spazio di archiviazione usato rimuovendo o eliminando i dati dalle app dynamics 365, ad esempio:
- Dynamics 365 Sales
- Dynamics 365 Customer Service
- Dynamics 365 Field Service
- Dynamics 365 Marketing
- Dynamics 365 Project Service Automation
- Dynamics 365 Finance and Operations
Questo articolo descrive 15 metodi che consentono di gestire l'archiviazione in modo più efficace.
Usare uno o più di questi metodi per controllare l'utilizzo totale dell'archiviazione dei dati. È possibile eliminare categorie di dati in base alle esigenze o configurare processi di eliminazione in blocco che vengono ricorsi a intervalli pianificati. Ad esempio, puoi eliminare note, allegati, cronologia di importazione e altri dati.
Avviso
Non è possibile ripristinare i dati dopo l'eliminazione. È possibile aumentare la quantità di spazio di archiviazione nella sottoscrizione di Microsoft Dynamics 365 anziché ridurre lo spazio di archiviazione usato tramite l'eliminazione.
Prerequisiti
È necessario un ruolo di sicurezza amministrativa. Tutti i metodi ad eccezione dei metodi 3 e 5 richiedono questo ruolo, ad esempio Amministratore di sistema. Un ruolo di amministratore ti darà l'autorizzazione a eliminare record in blocco e processi di sistema.
Capire come funziona lo spazio di archiviazione
- Il consumo di archiviazione non corrisponde direttamente alle dimensioni segnalate in Microsoft Dataverse per le app. Il consumo include spazio di archiviazione aggiuntivo per i metadati e la crittografia. Ad esempio, la rimozione di 10 MB di dati non riduce necessariamente l'utilizzo dello spazio di archiviazione di 10 MB.
- Alcune operazioni della piattaforma richiedono un'attesa di 24-36 per confermare le modifiche alle dimensioni dei dati. Queste operazioni includono gli aggiornamenti alle versioni più recenti e la creazione di nuovi flussi di lavoro. Durante questo periodo, l'utilizzo dell'archiviazione dei report potrebbe aumentare temporaneamente.
Liberare spazio di archiviazione per Dataverse
Nota
Il sistema può impiegare fino a 72 ore per aggiornare le informazioni di archiviazione. È consigliabile attendere fino a 72 ore e monitorare lo spazio di archiviazione.
Usare i metodi seguenti per liberare spazio di archiviazione per ogni tipo di capacità.
Ridurre archiviazione file
Metodo 1: Rimuovere allegati di posta elettronica con Ricerca avanzata
Avviso
Se elimini questi dati, gli allegati non saranno più disponibili nelle app di interazione con i clienti. Tuttavia, se sono stati salvati allegati in Office Outlook, sono ancora lì.
Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.
Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
Nel riquadro Gestisci, seleziona Ambienti.
Selezionare un ambiente dall'elenco e quindi selezionare Apri.
Nell'angolo in alto a destra, seleziona Ricerca avanzata (
).Nell'elenco Cerca selezionare Messaggi di posta elettronica.
Nell'area criteri di ricerca aggiungere criteri. Per esempio:
Allegati (elemento)
Dimensioni file (byte) – È maggiore di - Nella casella di testo digitare un valore byte, ad esempio 1.048.576 (binario per 1 MB).
Selezionare Risultati.
Esaminare l'elenco dei messaggi di posta elettronica contenenti allegati maggiori delle dimensioni specificate e quindi eliminare gli allegati in base alle esigenze.
Metodo 2: Rimuovere messaggi di posta elettronica con allegati usando un processo di eliminazione in blocco
Avviso
Se elimini questi dati, gli allegati non saranno più disponibili nelle app di interazione con i clienti. Tuttavia, se sono stati salvati allegati in Office Outlook, sono ancora lì.
Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.
Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
Nel riquadro Gestisci selezionare Ambienti e quindi selezionare un ambiente.
Seleziona impostazioni>Gestione dati>Eliminazione in blocco. Seleziona Nuovo nella barra dei menu. Verrà avviata la procedura guidata per l'eliminazione in blocco.
Seleziona Avanti.
Nell'elenco Cerca selezionare Messaggi di posta elettronica.
Nell'area criteri di ricerca aggiungere criteri. Per esempio:
Motivo stato: Uguale a –Inviato o Ricevuto
Fine effettiva – Oltre X mesi fa – 1
Allegati (elemento)
Dimensioni file (byte) – È maggiore di - Nella casella di testo digitare un valore byte, ad esempio 1.048.576 (binario per 1 MB).
Raggruppare le prime due righe di criteri:
Selezionare la freccia accanto a ogni riga e quindi selezionare Seleziona riga.
Dopo avere selezionato entrambe le righe, scegliere Raggruppa con AND.
Seleziona Avanti.
Nella casella di testo Nome immettere un nome per il processo di eliminazione in blocco.
Selezionare una data e un'ora di inizio; preferibilmente quando gli utenti non lavorano nelle app di engagement dei clienti.
Selezionare Esegui questo processo ogni e quindi nell'elenco giorni selezionare la frequenza con cui eseguire il processo.
Se si vuole ricevere una notifica, selezionare Invia un messaggio di posta elettronica a me (myemail@domain.com) al termine del processo.
Selezionare Avanti, esaminare il processo di eliminazione in blocco e quindi scegliere Invia per creare il processo ricorrente.
Metodo 3: Rimuovere note con allegati usando Ricerca avanzata
Avviso
Se elimini questi dati, le note e gli allegati associati non saranno più disponibili nelle app di interazione con i clienti.
Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.
Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
Nel riquadro Gestisci, seleziona Ambienti.
Selezionare un ambiente dall'elenco e quindi selezionare Apri.
Nell'angolo in alto a destra, seleziona Ricerca avanzata (
).Nell'elenco Cerca selezionare Note.
Nell'area criteri di ricerca aggiungere criteri. Per esempio:
- Dimensioni file (byte) – È maggiore di - Nella casella di testo digitare un valore byte, ad esempio 1048576.
Selezionare Risultati.
Esaminare l'elenco di allegati che superano le dimensioni specificate.
Selezionare singoli o più allegati, quindi selezionare Elimina (X).
Metodo 4: Rimuovere note con allegati usando un processo di eliminazione in blocco
Avviso
Se elimini questi dati, le note e gli allegati associati non saranno più disponibili nelle app di interazione con i clienti.
Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.
Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
Nel riquadro Gestisci selezionare Ambienti e quindi selezionare un ambiente.
Seleziona impostazioni>Gestione dati>Eliminazione in blocco. Seleziona Nuovo nella barra dei menu. Verrà avviata la procedura guidata per l'eliminazione in blocco.
Scegliere Avanti.
Nell'elenco Cerca selezionare Note.
Nell'area criteri di ricerca aggiungere criteri. Per esempio:
Dimensioni file (byte) – È maggiore di - Nella casella di testo digitare un valore byte, ad esempio 1048576.
Data creazione – Oltre X mesi fa – 1
Raggruppare le due righe di criteri:
Selezionare la freccia accanto a ogni riga e quindi selezionare Seleziona riga.
Dopo avere selezionato entrambe le righe, scegliere Raggruppa con AND.
Seleziona Avanti.
Nella casella Nome immettere un nome per il processo di eliminazione in blocco.
Selezionare una data e un'ora di inizio; preferibilmente quando gli utenti non lavorano nelle app di engagement dei clienti.
Selezionare Esegui questo processo ogni e quindi nell'elenco giorni selezionare la frequenza con cui eseguire il processo.
Se desideri ricevere un messaggio di posta elettronica di notifica, seleziona la casella di controllo Invia un'e-mail a me (myemail@domain.com) al termine del processo.
Selezionare Avanti, esaminare il processo di eliminazione in blocco e quindi scegliere Invia per creare il processo ricorrente.
Metodo 5: Eliminare i log di controllo (processo legacy)
Quando si abilita il controllo, nelle app di interazione con i clienti vengono creati log di controllo per archiviare la cronologia di controllo dei record. Quando non sono più necessari, è possibile eliminare i log di audit per liberare spazio.
Avviso
Quando si elimina un registro di controllo, non è più possibile visualizzare la cronologia di controllo per il periodo relativo a tale registro di controllo.
Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.
Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
Nel riquadro Gestisci, seleziona Ambienti.
Selezionare un ambiente dall'elenco e quindi selezionare Apri.
Nell'angolo in alto a destra di un'app, seleziona Impostazioni (
) >Impostazioni avanzate>Impostazioni>Controllo.Nell'area Controllo selezionare Gestione log di controllo.
Selezionare il log di controllo meno recente e quindi selezionare Elimina log.
Nel messaggio di conferma, seleziona OK.
Nota
È possibile eliminare solo il registro di controllo meno recente nel sistema. Per eliminare più di un registro, è necessario ripetere l'eliminazione del registro di controllo meno recente disponibile finché non sono stati eliminati i registri sufficienti.
Metodo 6: Eliminare i log di controllo (nuovo processo)
Nota
Il sistema potrebbe impiegare fino a 72 ore per aggiornare le informazioni di archiviazione per l'eliminazione dei registri di controllo. Dopo aver scelto di eliminare i registri di controllo, è consigliabile attendere fino a 72 ore e di monitorare lo spazio di archiviazione per verificare la capacità di registro disponibile.
Microsoft sta eseguendo la migrazione dei log di controllo in una nuova posizione di archiviazione. Gli ambienti che completano la migrazione dei dati possono usare la nuova esperienza di eliminazione del log di controllo.
Quando si abilita il controllo, nelle app di interazione con i clienti vengono creati log di controllo per archiviare la cronologia di controllo dei record. Quando non sono più necessari, è possibile eliminare i log di audit per liberare spazio.
Avviso
Dopo aver eliminato un log di controllo, non è più possibile visualizzare la cronologia di controllo per il periodo coperto da tale log di controllo.
Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.
Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
Nel riquadro Gestisci selezionare Ambienti e quindi selezionare un ambiente.
In Controllo, Libera capacità, seleziona Elimina log di controllo.
Scegliere come eliminare i log in base a tabella, tipo di accesso o data.
Impostazione Descrizione Nome processo di sistema Elimina registri per tabella Elimina i log di controllo per le tabelle selezionate. Per impostazione predefinita, verranno mostrate tutte le tabelle nell'ambiente, sia che contengano o meno dati di controllo. Elimina registri per [numero di] tabelle. Elimina i registri di accesso per persone e sistemi Elimina tutti i log di accesso per utenti e sistemi. Elimina registri di accesso. Elimina tutti i registri fino alla data selezionata inclusa Elimina tutti i log fino alla data selezionata. Elimina tutti i registri fino a [timestamp] incluso. Selezionare Elimina e quindi confermare l'eliminazione.
Tutti i log di controllo vengono eliminati da un processo di sistema asincrono che può richiedere fino a 72 ore per l'esecuzione.
Per monitorare lo stato dei processi di eliminazione del controllo, vedi la sezione successiva.
Monitorare lo stato dei processi di eliminazione del controllo nell'interfaccia di amministrazione di Power Platform
Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.
Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
Nel riquadro Gestisci, seleziona Ambienti, quindi seleziona un ambiente dall'elenco.
Seleziona impostazioni>Gestione dati>Eliminazione in blocco.
Esaminare il lavoro di sistema e la colonna Motivo dello stato.
Selezionare l'attività per visualizzare i dettagli.
Ridurre lo spazio di archiviazione del database
Metodo 1: eliminare posta elettronica inviata in blocco e istanze di flusso di lavoro tramite un processo di eliminazione in blocco
Avviso
Se si eliminano questi dati, non è più possibile determinare se un messaggio di posta elettronica è stato inviato tramite posta elettronica in blocco o se una regola del flusso di lavoro è stata eseguita su un record. I messaggi di posta elettronica inviati e le azioni eseguite come parte del flusso di lavoro rimangono.
Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.
Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
Nel riquadro Gestisci, seleziona Ambienti, quindi seleziona un ambiente dall'elenco.
Seleziona impostazioni>Gestione dati>Eliminazione in blocco. Seleziona Nuovo nella barra dei menu. Verrà avviata la procedura guidata per l'eliminazione in blocco.
Seleziona Avanti.
Nell'elenco Cerca selezionare Processi di sistema.
Nell'area criteri di ricerca aggiungere criteri simili ai seguenti:
Tipo processo di sistema – Uguale a – Posta elettronica inviata in blocco; Flusso di lavoro;
Motivo stato – Uguale a – Completato
Data completamento – Oltre X mesi fa – 1
Raggruppare le tre righe di criteri:
Selezionare la freccia accanto a ogni riga di criteri e quindi selezionare Seleziona riga.
Quando vengono selezionate tutte e tre le righe, scegliere Raggruppa AND.
Seleziona Avanti.
Nella casella di testo Nome immettere un nome per il processo di eliminazione in blocco.
Selezionare una data e un'ora di inizio per il processo. Scegliere un momento in cui gli utenti non stanno lavorando su applicazioni di coinvolgimento clienti.
Seleziona la casella di controllo Esegui il processo dopo ogni e quindi selezionare la frequenza di esecuzione del processo nell'elenco giorni.
Per ricevere una notifica, selezionare la casella di controllo Invia un messaggio di posta elettronica (myemail@domain.com) al termine dell'attività.
Selezionare Avanti, esaminare i dettagli del processo di cancellazione di massa e quindi selezionare Invia per creare il processo ricorrente.
Metodo 2: valutare ed eliminare flussi di lavoro sospesi
Alcuni flussi di lavoro entrano in uno stato sospeso perché è presente una condizione che non può essere soddisfatta o un altro motivo per cui il flusso di lavoro non può continuare.
Avviso
Alcuni flussi di lavoro vengono sospesi intenzionalmente perché una condizione da soddisfare o un altro problema impedisce la continuazione del flusso di lavoro.
Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.
Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
Nel riquadro Gestisci, seleziona Ambienti.
Selezionare un ambiente dall'elenco e quindi selezionare Apri.
Nell'angolo in alto a destra, seleziona Ricerca avanzata (
).Nell'elenco Cerca selezionare Processi di sistema.
Nell'area criteri di ricerca aggiungere criteri simili ai seguenti:
Tipo processo di sistema – Uguale a – Flusso di lavoro
Motivo stato – Uguale a – In attesa
Raggruppare le due righe di criteri:
Selezionare la freccia accanto a ogni riga di criteri e quindi selezionare Seleziona riga.
Quando vengono selezionate entrambe le righe, scegliere Raggruppa AND.
Selezionare Risultati.
Nell'elenco dei risultati aprire ogni flusso di lavoro di elementi per determinare se può essere eliminato in modo sicuro.
Metodo 3: Rimuovere i processi di rilevamento duplicati in blocco e le copie associate di record duplicati
Ogni volta che viene eseguito un processo di rilevamento duplicato, il sistema archivia una copia di ogni record duplicato rilevato come parte di tale processo.
Ad esempio, se ci sono 100 record duplicati, ogni volta che un processo di rilevamento dei duplicati li identifica, sia manualmente che in modo ricorrente, quei 100 record duplicati vengono archiviati nel database nell'istanza di quel processo di rilevamento dei duplicati. Questi record rimangono finché non si uniscono o si eliminano i duplicati o si elimina l'istanza del processo di rilevamento dei duplicati.
Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.
Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
Nel riquadro Gestisci selezionare Ambienti e quindi selezionare un ambiente.
Selezionare Impostazioni>Gestione dati>Processi di rilevamento duplicati.
Selezionare le istanze del processo di rilevamento duplicate da eliminare e quindi selezionare Elimina (X).
Per evitare il consumo di risorse di archiviazione non necessarie, risolvere tempestivamente i record duplicati in modo che non vengano segnalati in più processi di rilevamento duplicati.
Metodo 4: Eliminare le istanze di importazione in blocco utilizzando un processo di eliminazione in massa
Ogni volta che si esegue un'importazione in blocco, il sistema crea un processo di sistema corrispondente associato a tale importazione. I dettagli del processo di sistema mostrano quali record sono stati importati correttamente e quali record non sono riusciti.
Avviso
Dopo aver eliminato i processi di importazione bulk, non è possibile visualizzare i dati importati e non è possibile eseguire il rollback dell'importazione.
Accedi all'interfaccia di amministrazione di Power Platform.
Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
Nel riquadro Gestisci, seleziona Ambienti, quindi seleziona un ambiente dall'elenco.
Seleziona impostazioni>Gestione dati>Eliminazione in blocco. Sulla barra dei menu selezionare Nuovo. Verrà avviata la procedura guidata per l'eliminazione in blocco.
Seleziona Avanti.
Nell'elenco Cerca selezionare Processi di sistema.
Nell'area criteri di ricerca aggiungere criteri simili ai seguenti:
Tipo processo di sistema – Uguale a – Importazione
Motivo stato – Uguale a – Completato
Data completamento – Oltre X mesi fa – 1
Raggruppare le tre righe di criteri:
Selezionare la freccia accanto a ogni riga di criteri e quindi selezionare Seleziona riga.
Con tutte e tre le righe selezionate, selezionare Raggruppa AND.
Seleziona Avanti.
Nella casella di testo Nome immettere un nome per il processo di eliminazione in blocco.
Selezionare una data e un'ora di inizio per il processo; preferibilmente quando gli utenti non lavorano nelle app di engagement dei clienti.
Seleziona la casella di controllo Esegui il processo dopo ogni e quindi selezionare la frequenza di esecuzione del processo nell'elenco giorni.
Se si desidera ricevere una notifica tramite posta elettronica, selezionare la casella di controllo Al termine del processo invia un messaggio di posta elettronica a (myemail@domain.com).
Scegliere Avanti, esaminare i dettagli del lavoro e quindi selezionare Invia per creare un lavoro ricorrente.
Metodo 5: eliminare istanze di processi di eliminazione in blocco tramite un processo di eliminazione in blocco
Quando elimini i dati in blocco, il sistema crea un lavoro del sistema per l'eliminazione dei dati in blocco. È possibile eliminare questi processi quando non sono più necessari.
Avviso
Dopo aver eliminato questi processi, si perde la cronologia dei processi di eliminazione in blocco eseguiti in precedenza.
Accedi al [Centro di amministrazione di Power Platform (https://admin.powerplatform.microsoft.com).
Nel riquadro di spostamento seleziona Gestisci.
Nel riquadro Gestisci, seleziona Ambienti, quindi seleziona un ambiente dall'elenco.
Seleziona impostazioni>Gestione dati>Eliminazione in blocco. Seleziona Nuovo nella barra dei menu. Verrà avviata la procedura guidata per l'eliminazione in blocco.
Seleziona Avanti.
Nell'elenco Cerca selezionare Processi di sistema.
Nell'area criteri di ricerca aggiungere criteri simili ai seguenti:
Tipo processo di sistema – Uguale a – Eliminazione in blocco
Motivo stato – Uguale a – Completato
Data completamento – Oltre X mesi fa – 1
Nota
È anche possibile eliminare processi non riusciti o annullati.
Raggruppare le tre righe di criteri:
Selezionare la freccia accanto a ogni riga di criteri e quindi scegliere Seleziona riga.
Con tutte e tre le righe selezionate, selezionare Raggruppa AND.
Seleziona Avanti.
Nella casella di testo Nome immettere un nome per il processo di eliminazione in blocco.
Selezionare una data e un'ora di inizio per il processo; preferibilmente quando gli utenti non lavorano nelle app di engagement dei clienti.
Selezionare la casella di controllo Esegui il processo dopo ogni e quindi selezionare la frequenza di esecuzione del processo nell'elenco giorni.
Se si desidera ricevere una notifica tramite posta elettronica, selezionare la casella di controllo Al termine del processo invia un messaggio di posta elettronica a (myemail@domain.com).
Selezionare Avanti, esaminare i dettagli dell'attività e quindi selezionare Invia per creare l'attività ricorrente.
Metodo 6: Rimuovere tabelle e colonne non richieste dalla ricerca di Dataverse
Le tabelle e i campi tabella abilitati per la ricerca dataverse influiscono sulla capacità di archiviazione del database.
- Per aggiornare l'elenco delle tabelle selezionate per i risultati della ricerca di Dataverse, vedere Selezionare le tabelle per la ricerca globale di Dataverse.
- Per rivedere l'elenco dei campi selezionati per ogni tabella per i risultati della ricerca di Dataverse, vedere Selezionare i campi ricercabili e i filtri per ogni tabella per la ricerca globale.
Metodo 7: Rimuovere i dati non richiesti dalle tabelle attività
Le tabelle attività archiviano i record per attività quali messaggi di posta elettronica, appuntamenti, attività, chiamate e così via. Per altre informazioni sui dati contenuti in queste tabelle, vedere Modello di dati e archiviazione delle attività.
Metodo 8: Rimuovere i record dei feed di attività superflui
Queste tabelle memorizzano i record relativi ai post per la funzionalità Feed attività. Per liberare spazio di archiviazione, è possibile eliminare tutti i record Post non più necessari.
Metodo 9: Modificare le impostazioni di monitoraggio a livello di elemento
La tabella ExchangeSyncIdMappingBase archivia i riferimenti tra i record di Dynamics 365 e i record corrispondenti in Microsoft Exchange. Server-Side funzionalità di sincronizzazione usa questa tabella per sincronizzare messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti e attività tra Dynamics 365 e Microsoft Exchange.
Il sistema archivia righe aggiuntive per risolvere i problemi di sincronizzazione di elementi specifici. Per altre informazioni, vedere Risolvere i problemi di sincronizzazione lato server a livello di elemento con Microsoft Dynamics 365. Questo articolo fornisce informazioni dettagliate su come ridurre il periodo di conservazione predefinito (tre giorni) per la risoluzione dei problemi dei record o disabilitare completamente la funzionalità. Le righe non correlate a questa funzionalità non possono essere eliminate e sono necessarie per la sincronizzazione di appuntamenti, contatti e attività.
Metodo 10: Rimuovere gli avvisi non desiderati (log di traccia)
La funzionalità Server-Side Synchronization registra avvisi quando si verificano eventi, come errori o avvertenze delle cassette postali. Il sistema registra anche avvisi informativi quando si abilita una cassetta postale. È possibile visualizzare questi avvisi quando si visualizza un profilo cassetta postale o server di posta elettronica all'interno dell'area Configurazione posta elettronica di Impostazioni avanzate. Anche se questi record vengono visualizzati in una scheda denominata Avvisi, sono effettivamente record di traccia.
Per liberare spazio di archiviazione, eliminare i record di traccia non più necessari. È possibile eliminare questi record dalla scheda Avvisi di un profilo del server di posta elettronica o di un record cassetta postale oppure usando ricerca avanzata o un processo di eliminazione in blocco .
È anche possibile configurare i livelli dei log di sistema. Per altre informazioni, vedere la scheda Posta elettronica impostazioni di sistema.
Liberare spazio di archiviazione utilizzato dalle approvazioni del flusso
Vedi Eliminare la cronologia delle approvazioni da Power Automate.
Libera spazio di archiviazione utilizzato dalla tabella SubscriptionTrackingDeletedObject
Visualizzare la tabella degli oggetti eliminati dal tracciamento delle sottoscrizioni.