Verwenden von Word Vorlagen zum Erstellen standardisierter Dokumente

Nachdem Sie Office Word-Vorlagen in Kundenbindungs-Apps erstellt und importiert haben (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing und Dynamics 365 Project Service Automation) wählen Benutzer eine Schaltfläche aus, um standardisierte Dokumente automatisch mit Daten aufgefüllt zu generieren. Dieses Feature enthält einige besondere Aspekte, die Sie kennen müssen, um erfolgreich Word Vorlagen zu erstellen.

Unterstützte Versionen von Word

Führen Sie die Schritte in diesem Artikel aus, um Word Vorlagen in Kundenbindungs-Apps erfolgreich zu erstellen und zu verwenden.

Schritt 1: Erstellen einer Word Vorlage

Sie können eine Word-Vorlage aus dem Power Platform Admin Center oder aus einem Datensatz in Kundenbindungs-Apps erstellen. Das Erstellen einer Vorlage aus dem Admin Center macht sie für alle Benutzer in Ihrer Organisation verfügbar, während beim Erstellen einer Vorlage aus einem Datensatz eine persönliche Vorlage erstellt wird, die ihnen nur zur Verfügung steht.

Erstellen einer Word-Vorlage aus dem Power Platform Admin Center

Access erfordert ausreichende Berechtigungen, z. B. die Rolle "Systemadministrator" oder "System Customizer". Informationen zum Überprüfen Ihrer Sicherheitsrolle finden Sie unter Anzeigen Ihres Benutzerprofils. Wenn Sie nicht über die benötigten Berechtigungen verfügen, müssen Sie Ihren Systemadministrator kontaktieren.

1. Melden Sie sich im Power Platform Admin Center an.
2. Wählen Sie im Navigationsbereich die Option Verwalten aus.
3. Wählen Sie im Bereich VerwaltenUmgebungen aus.
4. Wählen Sie auf der Seite "Umgebungen " eine Umgebung und dann " Einstellungen " in der Befehlsleiste aus.
5. Erweitern Sie Vorlagen, und wählen Sie dann Dokumentvorlagen aus.
6. Wechseln Sie auf der Seite " Verfügbare Vorlagenansicht " zur Befehlsleiste, und wählen Sie "Neue>Word-Vorlage herunterladen" aus.
7. Wählen Sie im Dialogfeld 'Datei herunterladen, um eine Vorlage zu erstellen' die Entität aus, für die Sie die Vorlage erstellen möchten.
   
8. Geben Sie die Entitätsbeziehungen an, die Sie in der Vorlage verwenden möchten. Wenn Sie beispielsweise die Kontoentität auswählen, können Sie eine 1:N-Beziehung zur Kontaktentität angeben, um Kontaktinformationen in die Vorlage einzuschließen. Erfahren Sie mehr über Beziehungen in Was sind 1:N,N:1- und N:N-Beziehungen?

   Notiz

   • Die beziehungen, die Sie auf diesem Bildschirm auswählen, bestimmen, welche Entitäten und Felder später verfügbar sind, wenn Sie die Word Vorlage definieren.
   • Wählen Sie nur die Beziehungen aus, die Sie zum Hinzufügen von Daten zur Word-Vorlage benötigen.
9. Wählen Sie "Herunterladen " aus, um eine Word-Datei auf Ihrem lokalen Computer herunterzuladen, wobei die exportierte Entität als XML-Daten enthalten ist.

   Wichtig

   Sie können eine Dokumentvorlage nur in der Umgebung verwenden, in der Sie sie heruntergeladen haben. Die Migration von Umgebung zu Umgebung für Word oder Excel-Vorlagen wird nicht unterstützt.

Erstellen einer persönlichen Word-Vorlage aus einem Datensatz

Als Dynamics 365-Benutzer können Sie eine persönliche Word-Vorlage erstellen, die Sie für Ihre eigenen Verkaufsdokumente verwenden können. Diese Vorlagen sind nur für Sie verfügbar. Die folgenden Schritte gelten für Dynamics 365 Sales, aber der Prozess ist in anderen Kundenbindungs-Apps ähnlich.

1. Melden Sie sich bei der Anwendung Vertriebshub an.
2. Wählen Sie die Entität aus, für die Sie die Vorlage erstellen möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für Kundenkonten erstellen möchten, wählen Sie "Konten" aus.
3. Öffnen Sie einen beliebigen Datensatz. Wählen Sie auf der Befehlsleiste word-Vorlagen> "Vorlage herunterladen" aus. Die Entität wird standardmäßig basierend auf dem von Ihnen geöffneten Datensatz ausgewählt.
4. Geben Sie die Entitätsbeziehungen an, die Sie in der Vorlage verwenden möchten. Wenn Sie beispielsweise die Kontoentität auswählen, können Sie eine 1:N-Beziehung zur Kontaktentität angeben, um Kontaktinformationen in die Vorlage einzuschließen. Erfahren Sie mehr über Beziehungen in Was sind 1:N,N:1- und N:N-Beziehungen?

   Notiz

   • Die beziehungen, die Sie auf diesem Bildschirm auswählen, bestimmen, welche Entitäten und Felder später verfügbar sind, wenn Sie die Word Vorlage definieren.
   • Wählen Sie nur die Beziehungen aus, die Sie zum Hinzufügen von Daten zur Word-Vorlage benötigen.
5. Wählen Sie "Herunterladen " aus, um eine Word-Datei auf Ihrem lokalen Computer herunterzuladen, wobei die exportierte Entität als XML-Daten enthalten ist.

   Wichtig

   Sie können eine Dokumentvorlage nur in der Umgebung verwenden, in der Sie sie heruntergeladen haben. Die Migration von Umgebung zu Umgebung für Word oder Excel-Vorlagen wird nicht unterstützt.

Was sind 1:N, N:1- und N:N-Beziehungen?

Dieser Bildschirm erfordert ein Verständnis der Datenstruktur Ihrer Apps zur Kundeninteraktion. Ihr Administrator oder Customizer kann Informationen zu Entitätsbeziehungen bereitstellen. Administrative Inhalte finden Sie unter Übersicht über Entitätsbeziehungen.

Im Anschluss finden Sie einige Beispielsbeziehungen für die Entität „Firma“.

Relationship	Beschreibung
	Eine Firma kann mehrere Kontakte haben.
	Ein Lead, eine Firma oder eine Kontakt kann mehrere Firmen haben.
	Eine Firma kann mehrere Marketinglisten haben. Eine Marketinglisten kann mehrere Firmen haben.

Schritt 2: Aktivieren der Entwicklerregisterkarte

Öffnen Sie die Word-Vorlage. Zu diesem Zeitpunkt ist das Dokument leer.

Um XML-Daten für Kundenbindungs-Apps anzuzeigen und hinzuzufügen, müssen Sie die Registerkarte Word Entwickler aktivieren.

1. Gehen Sie zu Datei>Optionen>Benutzerdefiniertes Menüband und aktivieren dann Entwickler.

   

2. Wählen Sie OK aus.

   Developer wird jetzt im menüband Word angezeigt.

   

Vermeiden eines bekannten Problems beim Erstellen von Vorlagen

Es gibt ein bekanntes Problem mit den von Kundenbindungs-Apps generierten Word-Vorlagen und Office Word. Befolgen Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt, um Probleme mit Steuerelementfeldern zu verhindern, bevor Sie zu step three wechseln, in dem Sie der Word Vorlage XML-Inhaltssteuerelementfelder hinzufügen.

Fügen Felder nur als normaler Text oder Bilder hinzu

Sie verwenden den XML-Zuordnungsbereich, um Ihrer Word Vorlage Entitätsfelder hinzuzufügen. Fügen Sie Felder nur als Normaler Text oder Bild hinzu.

Nehmen Sie keine Textänderungen am hinzugefügten Inhaltssteuerelement vor

Sie können die Inhaltssteuerelementfelder formatieren, z. B. fett formatieren oder die Schriftfarbe ändern. Nehmen Sie jedoch keine Textänderungen an den Feldern des Inhaltssteuerelements vor, einschließlich Groß-/Kleinschreibungsänderungen.

Wenn Word einfriert oder es zu Leistungseinbußen kommt, versuchen Sie, AutoCorrect zu deaktivieren.

Deaktivieren der AutoCorrect

1. Wenn die Vorlagendatei in Word geöffnet ist, wechseln Sie zu File>Options>Proofing>AutoCorrect Options.

   

2. Kapitalisieren Sie den ersten Buchstaben von Sätzen und verwenden Sie automatisch Vorschläge aus der Rechtschreibprüfung.

   

3. Entfernen Sie Bindestriche (--) durch Gedankenstrich (-) auf den Registerkarten „AutoFormat“ und „AutoFormat während der Eingabe“.

4. Wählen Sie OK aus.

Schritt 3: Definieren der Vorlage

Verwenden Sie den XML-Zuordnungsbereich, um die Word-Vorlage mit Entitätsfelder zu definieren.

1. Wählen Sie in Ihrer Word Vorlage Developer>XML-Zuordnungsbereich aus, um das Standard-XML-Schema auszuwählen.

   

   

2. XML-Schema auswählen Sie beginnt mit "urn:microsoft-crm/document-template/".

   

   Wichtig

   Wenn Sie häufig versehentliche Bearbeitungen haben, die dazu führen, dass Word einfriert oder die Leistung abnimmt, deaktivieren Sie die AutoKorrektur-Optionen gemäß dem Abschnitt Bekanntes Problem beim Erstellen von Vorlagen vermeiden.

3. Erweitern Sie die Entität, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Entitätsfeld, und wählen Sie dann "Inhaltssteuerelement einfügen>Nur-Text" aus.

   

   Das Entitätsfeld wird der Word-Vorlage hinzugefügt.

   

   Fügen Sie zusätzliche Entitätsfelder hinzu, geben Sie beschreibenden Text und Beschriftungen ein, und formatieren Sie das Dokument.

   Eine vollständige Vorlage können so aussehen:

   

   Einige Inhaltssteuerelementfelder haben wahrscheinlich mehrere Datenzeilen. Beispielsweise verfügen Firmen oft über mehr als einen Kontakt. Wenn Sie alle Daten in Ihre Word Vorlage einschließen möchten, legen Sie das Feld für das Inhaltssteuerelement so fest, dass es wiederholt wird.

Fest von wiederholten Inhaltssteuerelementfeldern

1. Platzieren Sie Felder mit wiederholenden Daten in einer Tabellenzeile.

2. Wählen Sie die gesamte Tabellenzeile in der Vorlage aus.

   

3. Klicken Sie im XML-Zuordnungsbereich mit der rechten Maustaste auf die Beziehung, die die Inhaltssteuerelementfelder enthält, und wählen Sie dann "Wiederholen" aus.

   

   Wenn Sie die Vorlage Word in Kundenbindungs-Apps zum Erstellen eines Dokuments verwenden, füllt die Tabelle mehrere Datenzeilen auf.

   Wenn die Vorlage die von Ihnen gewünschten Felder und Formatierungen aufweist, speichern Sie sie und laden Sie sie in Apps zur Kundeninteraktion hoch.

Schritt 4: Hochladen der Word-Vorlage wieder in Kundenbindungs-Apps

Wenn Ihre Word Vorlage wie gewünscht erstellt wurde, speichern Sie sie, damit Sie sie in Kundenbindungs-Apps hochladen können.

Der Zugriff auf die neu erstellte Word-Vorlage hängt davon ab, wie Sie sie hochgeladen haben, und von dem Zugriff, der der Sicherheitsrolle gewährt wurde. Gehen Sie zu Verwenden Sie Sicherheitsrollen zum Steuern des Zugriffs auf Vorlagen.

Administratoren können die Seite "Einstellungen" verwenden, um die Word-Vorlage in Kundenbindungs-Apps hochzuladen. Alle Benutzer in Ihrer Organisation können eine vorlage verwenden, die in den Einstellungen hochgeladen wurde.

Hochladen der Word-Vorlage aus dem Power Platform Admin Center

1. Melden Sie sich im Power Platform Admin Center an.

2. Wählen Sie im Navigationsbereich die Option Verwalten aus.

3. Wählen Sie im Bereich VerwaltenUmgebungen aus.

4. Wählen Sie auf der Seite "Umgebungen " eine Umgebung und dann " Einstellungen " in der Befehlsleiste aus.

5. Wählen Sie Vorlagen>Dokumentvorlagen aus.

6. Wählen Sie auf der Seite "Verfügbare Vorlagenansicht" die Option"Word-Vorlage>hochladen"in der Befehlsleiste aus.

7. Navigieren Sie zu der Vorlagendatei, die Sie hochladen möchten.

   

8. Wählen Sie die Option Hochladen.

   Nicht-Administratoren können eine Vorlage zur Eigenverwendung in einer Datensatzliste hochladen.

Laden Sie die persönliche Word-Vorlage aus einem Datensatz hoch.

1. Öffnen Sie einen Datensatz für den Entitätstyp, der der von Ihnen erstellten Vorlage entspricht. Öffnen Sie beispielsweise einen Kundenkontodatensatz in "Vertrieb", wenn Sie eine Kontovorlage erstellt haben.

2. Wählen Sie auf der Befehlsleiste "Vorlage hochladen" die Option "Word-Vorlagen>hochladen" aus.

3. Navigieren Sie zu der Datei, und wählen Sie "Hochladen" aus.

Schritt 5: Generieren eines Dokuments aus der vorlage Word

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die von Ihnen erstellte Word-Vorlage zu verwenden.

1. Öffnen Sie einen Datensatz, der dem Entitätstyp der erstellten Vorlage entspricht. Öffnen Sie beispielsweise einen Kundenkontodatensatz in "Vertrieb", wenn Sie eine Kontovorlage erstellt haben.

2. Wählen Sie auf der Befehlsleiste Word-Vorlagen aus, und wählen Sie dann unter "Word-Vorlagen " die von Ihnen erstellte Vorlage aus.

   Wenn die erstellte Vorlage nicht angezeigt wird, gibt es zwei Möglichkeiten:

   • Sie haben einen Datensatztyp (Entität) ausgewählt, der nicht mit der Vorlage übereinstimmt. Das System zeigt nur Vorlagen an, die für den ausgewählten Datensatztyp erstellt wurden. Wenn Sie zum Beispiel einen Verkaufschancendatensatz öffnen, sehen Sie keine Vorlage für die Entität „Firma“.

   • Sie müssen Apps zur Kundeninteraktion aktualisieren, um die Vorlage zu sehen. Aktualisieren Sie entweder Ihren Browser oder schließen und öffnen Sie Apps zur Kundeninteraktion erneut.

   Das System generiert ein Word-Dokument mit Daten aus dem Datensatz, den Sie geöffnet haben, und lädt es auf Ihren Computer herunter. Öffnen Sie das Dokument, um die Daten und die Vorlage in Aktion anzuzeigen.

Testen sie die Beispielvorlagen Word

Kundenbindungs-Apps enthalten fünf Word-Beispielvorlagen.

Die Word-Beispielvorlagen sind für einen bestimmten Datensatztyp (Entität) ausgelegt. Sie können die Vorlage nur auf Datensätze desselben Datensatztyps anwenden.

So wenden Sie eine Beispielvorlage Word an

1. Öffnen Sie einen Datensatz mit Informationen, die den Entitätstyp verwenden, der der Beispielvorlage entspricht. Öffnen Sie beispielsweise einen Kundenfirmendatensatz in Sales, um die Vorlage Kundenzusammenfassung anzuwenden.

2. Wählen Sie auf der Befehlsleiste Word-Vorlagen aus, und wählen Sie dann unter Word-Vorlagen die Beispielvorlage aus.
   Das System generiert ein Word-Dokument mit Daten aus dem Datensatz, den Sie geöffnet haben, und lädt es auf Ihren Computer herunter. Öffnen Sie das Dokument, um die Daten und die Vorlage in Aktion anzuzeigen.

Weitere Überlegungen

Verwenden Sie Sicherheitsrollen zum Steuern des Zugriffs auf Vorlagen

Ein Administrator kann den Zugriff auf Word-Vorlagen mit einer gewissen Feinabstimmung steuern. Beispielsweise können Sie Vertriebsmitarbeitern Lese-, aber keinen Schreibzugriff auf eine Word Vorlage gewähren.

1. Wählen Sie Einstellungen>Sicherheit>Sicherheitsrollen.

2. Wählen Sie eine Rolle und dann die Registerkarte "Unternehmensverwaltung " aus.

3. Wählen Sie Dokumentvorlage , um die Vorlagen festzulegen, die für die gesamte Organisation verfügbar sind. Wählen Persönliche Vorlage für Vorlagen für einzelne Benutzer.

4. Wählen Sie die Kreise aus, um die gewünschte Zugriffsebene anzupassen.

   

Listen in erstellten Dokumenten sind nicht in der gleichen Reihenfolge wie Datensätze.

Listen von Datensätzen, die aus einer benutzerdefinierten Vorlage erstellt wurden, werden in Word-Dokumenten möglicherweise nicht in derselben Reihenfolge wie die Bestellung in Kundenbindungs-Apps angezeigt. Die App listet Datensätze in der Reihenfolge des Datums und der Uhrzeit auf, zu dem sie erstellt wurden.

Problem mit Sprachen, die von rechts nach links geschrieben werden

Inhalte in Rechts-nach-links-Sprachen (RTL) haben möglicherweise einige Formatierungsprobleme in der Word-Datei, nachdem das Dokument erstellt wurde.

Siehe auch

Analysieren Sie Ihre Daten mit Excel-Vorlagen

Fehlerbehebung bei Word-Vorlagen