Prepare-se para Microsoft 365 Copilot e agentes com a Gestão Avançada do SharePoint

Microsoft 365 Copilot e agentes funcionam melhor para a sua organização quando os seus conteúdos estão atualizados e bem regidos. O Copilot e os agentes obtêm dados do Microsoft Graph e respeitam as permissões existentes, as definições de partilha e as políticas.

Este artigo descreve como preparar o seu ambiente para a utilização do Copilot e do agente através de capacidades na Gestão Avançada do SharePoint.

Passo 1: Utilizar a Avaliação da Gestão de Conteúdos

O hub de Avaliação da Gestão de Conteúdos fornece aos administradores informações e recomendações acionáveis. Executa um conjunto de relatórios essenciais que apresentam as principais descobertas e categorizam sites que podem necessitar de atenção.

A Avaliação da Gestão de Conteúdos fornece um processo simples e orientado para os administradores:

• Identificar conteúdo potencialmente partilhado em excesso
• Encontrar problemas ou riscos (como sites inativos ou sem proprietário)
• Definir a preparação do Copilot para a organização
• Garantir a conformidade e manter a integridade dos dados
• Receber recomendações acionáveis para remediação
• Controlar o progresso ao longo do tempo com avaliações periódicas

Este hub ajuda a tornar a governação de conteúdos acessível e acionável, mesmo para administradores que possam ainda não ter conhecimentos técnicos profundos.

Para aceder ao hub de Avaliação da Gestão de Conteúdos:

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, selecione Gestão Avançada.

2. Selecione Iniciar avaliação.

Após a execução da avaliação, reveja os resultados e tome as medidas adequadas. Execute novamente a avaliação a cada 30 dias para acompanhar o seu progresso e resolver quaisquer novos problemas.

Passo 2: Utilizar a gestão e o arquivo do ciclo de vida do site

As políticas de gestão do ciclo de vida do site e o arquivo ajudam a garantir que os sites estão atualizados, em conformidade e a utilizar o armazenamento de forma eficiente. Estas capacidades ajudam a garantir que o Copilot e as experiências agenteicas referenciam conteúdos atuais e podem reduzir os custos de armazenamento.

Gestão do ciclo de vida do site

As políticas de gestão do ciclo de vida do site ajudam a reduzir a expansão de conteúdos ao automatizar o processo de garantir que os sites do SharePoint da sua organização são bem regidos.

Quando configura as políticas de gestão do ciclo de vida do site, o sistema identifica automaticamente potenciais problemas. Pode configurar ações de imposição e notificações por email que peçam aos proprietários ou administradores do site que tomem medidas.

Para ver ou criar políticas de gestão do ciclo de vida do site:

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, selecione Gestão do ciclo de vida do site.

2. Numa categoria, como Políticas de site inativas, Políticas de propriedade do site ou Políticas de atestado de site, selecione Abrir.

As políticas de gestão do ciclo de vida do site incluem:

• Políticas de propriedade do site que suportam uma gestão eficaz do site e reduzem o risco de sites sem proprietário. Pode definir contagens mínimas de proprietário ou administrador e automatizar notificações quando os sites não cumprem os critérios.
• Políticas de site inativas que detetam automaticamente sites inativos e notificam os proprietários do site por e-mail.
• Políticas de atestado de site que pedem aos proprietários do site ou administradores do site para marcar e confirmam a exatidão das informações do site, incluindo a necessidade do site, proprietários, membros, permissões e definições de partilha.

Arquivo do Microsoft 365

Utilize o Microsoft 365 Arquivo para reter conteúdo inativo, como sites sem proprietário ou inativos. Esta abordagem ajuda a reduzir o consumo de armazenamento e melhora a otimização do Copilot. Quando arquiva um site:

• O site muda para uma camada de armazenamento do Microsoft 365 Arquivo.
• O site já não consome quota de armazenamento ativa do SharePoint.
• Os conteúdos, permissões e metadados são preservados.
• Os utilizadores não podem aceder ao site até que este seja reativado.
• O Copilot não é preparado para conteúdo arquivado.

Pode gerir sites arquivados na página Sites arquivados .

Para configurar e utilizar o Microsoft 365 Arquivo, consulte os seguintes recursos:

• Configurar o Microsoft 365 Arquivo
• Gerir o Microsoft 365 Arquivo
• Experiência de utilizador final no Microsoft 365 Arquivo

Passo 3: Evitar a partilha excessiva acidental

Para ajudar a evitar partilhas excessivas acidentais em experiências de copilot e agente, ajuste as definições de partilha para o SharePoint e o OneDrive. Utilize relatórios e informações de governação de acesso a dados para identificar e priorizar riscos de partilha excessiva. Restringir o acesso a conteúdos confidenciais.

Ajustar as definições de partilha para o SharePoint e o OneDrive

Por predefinição, o SharePoint define as definições de partilha para a opção mais permissiva. Pode definir definições de partilha para o SharePoint, OneDrive e ligações para ficheiros ou pastas.

Também pode especificar opções de expiração e permissão para ligações.

Para ajustar as definições de partilha:

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, expanda Políticas e, em seguida, selecione Partilhar.

2. A partir da parte superior, especifique as suas definições e, em seguida, selecione Guardar.

   Para obter ajuda com esta tarefa, consulte Gerir definições de partilha para o SharePoint e o OneDrive.

Utilizar relatórios de governação de acesso a dados para identificar riscos de partilha excessiva

Os relatórios de governação de acesso a dados ajudam-no a identificar sites que contêm conteúdos potencialmente partilhados ou confidenciais.

Estão disponíveis vários relatórios, incluindo relatórios snapshot e relatórios de atividade.

Para aceder a relatórios de governação de acesso a dados:

1. No centro de administração do SharePoint, expanda Relatórios e, em seguida, selecione Governação de acesso a dados.

2. Numa categoria, selecione Ver relatórios.

Comece com estes relatórios:

• O relatório de linha de base de permissões do site ajuda-o a compreender a exposição geral ao acesso da sua organização. Este relatório fornece-lhe uma snapshot que mostra a sua estrutura de permissões atual em sites do SharePoint e do OneDrive e permite-lhe identificar sites que precisam de atenção imediata.
• O relatório de permissões do site para utilizadores lista todos os sites a que um determinado utilizador pode aceder para que possa determinar se as permissões têm de ser ajustadas.
• Relatórios baseados na atividade:
  • O relatório Todos exceto utilizadores externos (EEEU) ajuda-o a identificar os 100 principais sites onde o conteúdo foi partilhado com toda a organização nos últimos 28 dias e as políticas de segurança aplicadas a esses sites.
  • Os relatórios de atividade de ligações de partilha ajudam-no a identificar sites onde os utilizadores criaram mais ligações de partilha nos últimos 28 dias. Pode ver uma lista de sites com o maior número de ligações "Qualquer pessoa", ligações "People na organização" e ligações "Pessoas específicas".

Utilizar as informações de IA para interpretar os resultados dos relatórios

A funcionalidade informações de IA reduz o esforço manual necessário para rever relatórios e ajuda a mitigar problemas de governação de conteúdos. Utiliza um modelo de linguagem para identificar padrões e potenciais problemas dos relatórios e fornece recomendações acionáveis para resolver problemas.

Quando disponível, utilize as informações geradas por IA para ajudar a interpretar os resultados dos relatórios e identificar as ações recomendadas.

A funcionalidade informações de IA está disponível para estes relatórios:

• Partilhar relatórios de atividade de ligações
• Relatório de snapshot de etiquetas de confidencialidade
• Política de site inativa, que ajuda a identificar sites inativos. Após a execução da política, pode transferir um relatório no formato CSV.
• Relatórios do histórico de alterações que mostram as ações do site ou as alterações da definição da organização efetuadas nos últimos 180 dias

Para gerar informações de IA:

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, expanda Relatórios e selecione uma opção, como Governação de acesso a dados ou Histórico de alterações.

2. Selecione um relatório, procure o botão Obter informações de IA e, em seguida, selecione-o para gerar informações de IA.

Restringir o acesso a conteúdos confidenciais

Se necessário, restrinja o acesso ao site através de Controle de Acesso Restritos para ajudar a impedir a partilha excessiva. Ao utilizar Controle de Acesso Restritos, concede acesso a sites do SharePoint através de grupos, como grupos de segurança Microsoft Entra ou grupos do Microsoft 365. Os utilizadores que não fazem parte do grupo especificado não podem aceder ao site ou ao respetivo conteúdo, mesmo que tenham acesso prévio através de permissões ou de uma ligação.

Utilize a política de Controle de Acesso Restrito para:

• Limitar o acesso ao site a um grupo definido de utilizadores
• Impedir o acesso amplo ou não intencional
• Certifique-se de que apenas os utilizadores autorizados podem aceder ao conteúdo e vê-lo no Copilot

Para restringir o acesso ao site:

1. Configure ou identifique um grupo de segurança no Microsoft Entra ou num grupo do Microsoft 365 (consulte Microsoft Entra: Tipos de grupo).

2. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, expanda Políticas e, em seguida, selecione Controlo de acesso.

3. Selecione a opção Ativar restrição de acesso ao site .

   Para permitir que os administradores do site controlem quem pode aceder aos respetivos sites, selecione Delegar controlo de restrição de acesso ao site aos administradores do site.

4. Selecione Salvar.

Para obter mais informações, consulte Restringir o acesso a um site do SharePoint.

Controlar a deteção de conteúdos de sites de alto risco

Se tiver sites de alto risco que pretenda impedir a deteção acidental em experiências de Copilot ou agente, utilize a Deteção restrita de conteúdos para esses sites.

A Deteção restrita de conteúdos ajuda a:

• Impedir que o conteúdo seja apresentado em experiências copilot ou agente e em consultas de pesquisa em toda a organização
• Reduzir a exposição acidental ao deixar as permissões do site inalteradas

A Deteção restrita de Conteúdos é útil para conteúdos que têm de permanecer acessíveis, mas que não devem ser amplamente detetáveis.

Para identificar sites de alto risco:

1. Utilize as suas ferramentas e relatórios, como o Agente do SharePoint Administração e os relatórios de governação de acesso a dados, para ver estes sinais de risco:

   • Ampla partilha através de "Qualquer pessoa", "Todos" e ligações para toda a organização
   • Grandes audiências com permissões excessivas
   • Herança de permissões quebrada e modelos de acesso complexos
   • Conteúdo confidencial com proteção fraca
   • Sites não etiquetados ou públicos
   • Intervalos de governação com sites sem proprietário, inativos ou não visualizados

   Os sites em que vários sinais de risco se sobrepõem são considerados de alto risco. Os exemplos incluem:

   • Sites que contêm dados confidenciais e que têm ligações de partilha "Qualquer pessoa"
   • Sites públicos sem proprietário
   • Grandes audiências com herança de permissões quebrada

2. Utilize ferramentas e relatórios de Gestão Avançada do SharePoint para realçar sites com risco de sobrepartilhação ou exposição.

   • Relatórios de governação de acesso a dados, tais como relatórios de permissões do site e relatórios de atividade de ligação de partilha
   • Informações de IA
   • Agente de Administração do SharePoint

3. Crie uma lista de sites de alto risco que pretende restringir à deteção de conteúdos.

Para restringir a deteção de conteúdos:

1. No centro de administração do SharePoint, expanda Sites e, em seguida, selecione Sites ativos.

2. Selecione um site para abrir a lista de opções. Na lista de opções, selecione o separador Definições .

3. Em Restringir deteção de conteúdos, selecione Ativado. Em seguida, selecione Salvar.

Para obter mais informações, veja Restringir a deteção de sites e conteúdos do SharePoint.

Passo 4: Utilizar o Agente de Administração do SharePoint

O Agente de Administração do SharePoint responde às suas perguntas ao recolher os dados e relatórios relevantes, oferecer análises e recomendações e sugerir outros pedidos. Faça uma pergunta, como "Mostrar-me como o meu conteúdo é distribuído pelo meu inquilino", e obtenha informações úteis com pedidos sugeridos e passos seguintes.

Para abrir o Agente de Administração do SharePoint:

Siga uma destas etapas:

• Na aplicação Microsoft 365 Copilot, expanda Agentes e procure Agente Administração do SharePoint.
• No centro de administração do SharePoint, selecione o botão Copilot .
• No Microsoft Teams, selecione Aplicações e, em seguida, procure SharePoint Administração Agent.

Para obter mais informações, consulte SharePoint Administração Agent.

Passo 5: Implementar procedimentos de cópia de segurança e restauro

A continuidade do negócio requer uma solução de cópia de segurança e restauro, como Backup do Microsoft 365. Em caso de eliminação ou substituição acidental ou maliciosa de dados, é importante que os seus dados sejam protegidos e facilmente recuperáveis.

Com Backup do Microsoft 365:

• Os dados nunca saem do limite de fidedignidade de dados do Microsoft 365 e honram as localizações geográficas da residência atual dos dados.
• As cópias de segurança são imutáveis, a menos que o administrador da ferramenta de cópia de segurança as elimine expressamente.
• O OneDrive, o SharePoint e o Exchange têm várias cópias fisicamente redundantes dos seus dados para mitigar o impacto de desastres físicos.

Para começar a utilizar o Backup do Microsoft 365:

1. No Centro de administração do Microsoft 365, no painel de navegação, expanda Definições e, em seguida, selecione Backup do Microsoft 365.

2. Reveja as informações na página para saber mais e começar.

Para saber mais sobre Backup do Microsoft 365, veja os seguintes recursos:

• Descrição geral do Backup do Microsoft 365
• Configurar Backup do Microsoft 365
• Criar, ver e editar políticas de cópia de segurança no Backup do Microsoft 365
• Restaurar dados no Backup do Microsoft 365