Työrakenteet – yleiskatsaus

Työn erittelyrakenne (WBS) on kuvaus työlle, jota teet projektissa. Se on tehtävien hierarkia, joka edustaa projektitiimin ymmärrystä työn koostumuksesta sekä kunkin osan tai tehtävän koosta, kustannuksista ja kestosta. Työrakenteella on kolme päätavoitetta.

• Tehtävien työn erittelyn tai kokoonpanon kuvailu.
• Projektiin liittyvän työn ajoittaminen.
• Kunkin tehtävän kustannusten arvioiminen.

WBS:n tietojen määrä riippuu siitä, taso, jota tarvitset arvioissa, sekä seurantatasosta, jota tarvitset näitä arvioita vastaan. Projektit, joiden poikkeamien sietokyky on pieni aikataulussa tai kustannuksissa, vaativat yleensä yksityiskohtaisemman WBS:n ja tunnollisen työn edistymisen ja kustannusten seurannan WBS:ään nähden. Tämän tyyppinen projekti on yleinen rakennus- ja suunnittelutoimialoilla.

Sen sijaan esimerkiksi media-, mainos-, ohjelmisto- ja IT-infrastruktuurialan projektit ovat usein ainutlaatuisia. Tuottavuus riippuu tehtävän suorittavan henkilön kokemuksesta ja osaamisesta. Tämän vuoksi näillä toimialoilla käytetään työrakennetta projektin kokoarvion saamisessa, ei projektin edistymisen yksityiskohtaisessa seuraamisessa.

WBS:n luominen on intensiivinen prosessi, joka tehdään pitkään ja joka edellyttää yhteistyötä ja tietoja useilta eri henkilöiltä. Tässä artikkelissa käsitellään sitä, miten työrakenteen parannusten avulla voidaan käyttää arvioita ja seurantaa tarpeiden täyttämisessä.

Työrakenteen luomisen edellytykset

Voit luoda työrakenteen, jos sinulla on työaikataulun ja työn kustannusarvion luontioikeus.

Työaikataulun luomisen edellytykset

Jos haluat käyttää WBS-ominaisuuksien kaikkia ajoitusominaisuuksia, suorita seuraavat asennusvaiheet:

1. Määritä oletuskalenteri ja projektikalenteri seuraavasti:

   1. Valitse Projektinhallinta ja kirjanpidon>määritysProjektien>hallinta- ja kirjanpitoparametrit>Aikataulutus. Määritä oletuskalenteri Oletustyökalenteri-kentässä. Tämä kalenteri on oletusarvoinen työkalenteri kaikille uusille projektille, jotka luot.
   2. Voit muuttaa tietyn projektin oletuskalenteria. Valitse projektin tietosivu ja päivitä sitten projektitiimin ja fasttab-aikataulun perusteellaAikataulutus-kalenterikenttä valitsemalla toinen kalenteri.

2. Määritä vakiotyöpäivät ja -työtunnit. WBS:ssä käytetään kalenteria, jonka määrität projektisi työkalenteriksi:

• Työpäivät ja lomat
• Päivän työtuntien määrä

Työn kustannusarvion edellytykset

Jotta voit käyttää WBS:n täysiä kustannusarvio-ominaisuuksia, määritä työntekijöiden kustannukset ja myyntihinnat, työvoimaluokat, kulut, maksut ja tuotemäärät.

• Määritä työvoima-, kulu- ja maksuluokkien kustannus- ja myyntihinta valitsemalla Projektin hallinta ja kirjanpidon>määrityshinnat>.
• Voit määrittää nimikkeiden kustannukset ja myyntihinnat Tuotetietojen hallinta -kohdan Vapautetut tuotteet -luettelosivun kunkin nimikkeen Kauppasopimukset-sivulla.

Työrakenteen luominen

Työrakenteen luominen sisältää seuraavat kolme tehtävää:

1. Työn hajottaminen – Luo työn erittely hallittaviin joukkoihin tai tehtäviin.
2. Työaikataulu – Arvioi tehtävän suorittamiseen kuluva aika, määritä tehtävän keskinäiset riippuvuudet ja valitse tehtävien alkamis- ja päättymispäivämäärät.
3. Kustannusarvio – Arvioi kunkin tehtävän kustannukset.

Seuraavissa osissa käsitellään sitä, miten työrakennetoiminnot voivat auttaa näiden tehtävien suorittamisessa.

Työn hajottaminen

Työn erittelyn tai hajottamisen luominen on yleensä työrakenteen luomisprosessin ensimmäinen vaihe. Työrakennetoiminto tukee seuraavia työrakenteen tai hajottamisen perusrakenteita.

Projektin päätehtävä

Projektin päätehtävä on projektin ylimmän tason yhteenvetotehtävä. Sen alla luodaan kaikki muut projektitehtävät. Juuritehtävän nimeksi annetaan aina projektin nimi. Juurisolmun työ, päivämäärät ja kesto määrittävät juuritehtävän alla olevien tehtävien arvojen yhteenvedon. Et voi muokata pääsolmua tai poistaa sitä.

Yhteenveto- tai säilötehtävät

Yhteenvetotehtävä on tehtävä, jonka alla on alitehtäviä tai osatekijöitä. Yhteenvetotehtävällä ei ole työmäärää eikä kuluja. Sen sijaan yhteenvetotehtävän työt ja kustannukset ovat sen osatehtävien töiden ja kustannusten summia. Osatehtävien aikaisinta alkamispäivämäärää käytetään yhteenvetotehtävän alkamispäivämääränä ja osatehtävien viimeisintä päättymispäivämäärää yhteenvetotehtävän päättymispäivämääränä. Voit muuttaa yhteenvetotehtävän nimeä, mutta et voi muokata työmäärän, päivämäärien ja keston ajoitusominaisuuksia. Jos poistat yhteenvetotehtävän, voit poistaa myös kaikki sen osatehtävät.

Lehtisolmutehtävät

Lehtisolmutehtävä edustaa projektin rakeisinta työpakettia. Lehtisolmu sisältää arvioidun työn, suunniteltujen resurssien määrän, suunnitellun alkamis- ja päättymispäivän sekä keston.

Voit suorittaa seuraavat hierarkiatoiminnot, kun haluat ottaa käyttöön projektin työhierarkian tai hajottamisen luonnin.

Uusi tehtävä

Lisäät automaattisesti kaikki uudet tehtävät, jotka luot pääsolmuun, ja määrität tehtävälle automaattisesti WBS-numeron. WBS-luku edustaa tehtävän tasoa hierarkiassa. Ensimmäisen tason tehtävissä, jotka kuuluvat projektin päätehtävään, numerointimalli käyttää arvoa 1, 2, 3 ja niin edelleen. Ensimmäisen tason tehtävien numerointimalli käyttää numerointimallia 1.1, 1.2 ja 1.3 jne. Lisää kullekin tasolle, jonka lisäät edelliselle tasolle, uusi pisteviivasarja.

Tällä hetkellä WBS-numeroinnin ei voi mukauttaa.

Sisennä tehtävä

Kun sisennät tehtävän, siitä tulee sitä edeltävän tehtävän alikohde. Uuden alitehtävän työrakennenumero lasketaan automaattisesti sen uuden päätason työrakennenumeron perusteella. Päätehtävä on nyt yhteenveto- tai säilötehtävä. Tämän vuoksi siitä tulee se osatehtävien koontitehtävä.

Tehtävän sisentäminen

Kun poistat tehtävän, se ei ole enää sen pääkohteen muodostava tehtävä. Tämän tehtävän WBS-numero lasketaan automaattisesti uudelleen vastaamaan tehtävän uutta tasoa hierarkiassa. Tehtävän edellisen päätehtävän ponnistelut, kustannukset ja päivämäärät lasketaan uudelleen, jotta tämä tehtävä voidaan jättää pois.

Siirrä ylös ja siirrä alas

Kun valitset Siirrä ylöspäin ja Siirry alaspäin, voit muuttaa tehtävän sijaintia sen päähierarkiassa. Tehtävän sijainti ei vaikuta tehtävän ponnisteluihin, kustannuksiin, päivämääriin tai kestoon. Tehtävän WBS-numero lasketaan kuitenkin automaattisesti uudelleen vastaamaan tehtävän uutta sijaintia.

Aikatauluarvio

Aikatauluarvio on yleensä työrakenteen luomisen toinen vaihe. Paras käytäntö on tehdä aikatauluarvio tehtävien luomisen jälkeen. Financen Työrakenne-sivulla on kaksi osaa. Yläruutu on tarkoitettu aikatauluarviolle. Alempi ruutu sisältää Arvioidut kustannukset ja tuotto -välilehden, jota käytetään kustannusarviossa.

Tehtävän riippuvuudet

WBS:ssä voit luoda edeltäjien suhteen tehtävien välille. Kun määrität edeltäjän tehtävät tehtävään, tämä tehtävä voidaan aloittaa vasta, kun kaikki sen edeltäjän tehtävät on suoritettu. Tehtävän suunniteltu alkamispäivämäärä määritetään automaattisesti kaikkien sen edeltäjätehtävien viimeiseksi päivämääräksi.

Tehtävien ajoittaminen

Seuraavat tekijät määrittävät lehtisolmutehtävien ajoituksen:

• Edeltäjät
• Työmäärä
• Resurssien määrä
• Aloitus- ja päättymispäivät.

Lehtisolmutehtävän alkamispäivä, jolla ei ole edeltäjiä, määritetään automaattisesti projektin aikataulun aloituspäivä. Lehtisolmutehtävän kesto lasketaan aina sen alkamis- ja päättymispäivämäärien välisten työpäivien määränä.

Aikataulusäännöt

Kun otat käyttöön automaattisen ajoitustuen, seuraavat säännöt koskevat lehtisolmutehtävien tehtävien ajoittamista:

• Projektin aikataulutuskalenteri määrittää, että tehtävän alkamis- ja päättymispäivien täytyy olla työpäivät.
• Edeltäjien tehtävien viimeisin päättymispäivä määrittää automaattisesti edeltäjien tehtävän alkamispäivän.
• Tehtävän työ lasketaan automaattisesti seuraavalla tavalla:

Henkilöiden määrä × kesto × projektikalenterin vakiotyöpäivien tuntimäärä.

Joskus näistä säännöistä halutaan ehkä poiketa. Voit poistaa automaattisen ajoituksen käytöstä, kun haluat, ettei Finance määritä tai korjaa lehtisolmutehtävien ominaisuuksia automaattisesti. Kun syötät tehtävälle tiedot, jotka rikkovat jotakin ajoitussääntöä, tehtävän kohdalla näytetään aikatauluvirhekuvake. Jos et halua, että ajoitusvirheet näytetään, poista ominaisuus käytöstä valitsemalla Aikatauluvirheet näytetään .

Ajoitusvirheiden korjaaminen

Kun automaattinen ajoitustuki on käytössä, ajoitusvirheitä ei todennäköisesti tapahdu. Jos kuitenkin automaattisen ajoituksen aputoiminto poistetaan käytöstä ja otetaan uudelleen käyttöön myöhemmin, aikatauluvirhekuvakkeet saattavat näkyä työrakenteessa.

Ajoitusvirheiden korjaaminen tehtävän mukaan

Kun kaksoisnapsautat tietyn tehtävän ajoitusvirhekuvaketta, valintaikkunassa näkyvät kaikki kyseisen tehtävän ajoitusvirheet. Voit päättää, mitkä tehtävän aikatauluvirheet korjataan.

Kaikkien ajoitusvirheiden korjaaminen

Jos haluat Talous-toiminnon korjaavan kaikki WBS:n ajoitusvirheet, valitse Toiminto-ruudusta Korjaa kaikki ajoituserot.

1. Kaikkien tehtävien arvioitua työtä muokataan niin, että se vastaa projektikalenterissa määritettyä kapasiteettia.

1. Kaikkien tehtävien arvioitua työtä muokataan niin, että se vastaa projektikalenterissa määritettyä kapasiteettia.

1. Kunkin tehtävän alkamispäivämäärää muokataan niin, että edeltäjätehtävien alkamispäivämäärien välit poistuvat.

Kustannusarvio

Anna kunkin lehtisolmutehtävän kustannusarvio käyttämällä Arvioituja kustannuksia ja tuloja -välilehteä Työerittelyrakenne-sivun alemmassa ruudussa.

• Työ
• Nimike tai materiaali
• Kulut

Maksupohjaisen tuoton arvioiminen maksutapahtumatyypin avulla. Tällä tapahtumatyypillä ei ole kustannuskomponenttia, joten sitä ei oteta huomioon arvioitaessa kustannuksia.

Käytä On-account-tapahtumatyyppiä kirjataksesi sopimusmyyntiarvon kiinteän arvon tyyppiseen projektiin. Tätä tapahtumatyyppiä ei myöskään oteta huomioon arvioitaessa kustannuksia.

Kun kunkin tehtävän työn, materiaalin ja kulujen kustannuksia arvioidaan, projektiluokka on liitettävä arvioituihin kustannuksiin.

Työkustannusten arvioiminen

Määritä kullekin lehtisolmutehtävälle työmäärä tunneina ja oletusluokka. Kun määrität aikataulun tehtävälle, tehtävän työkustannusarvio lisätään automaattisesti oletusluokkaan työlle. Kustannusarvio näkyy kyseisen tehtävän Rivin erittely -ruudukon Arvioidut kustannukset ja tuotto -välilehdessä. Jos tarvitset lisää työkuluarvioita, lisää ne tähän välilehteen. Jos nostat tai vähennät tunteja työkustannusten arviossa, tehtävän aikataulu lasketaan automaattisesti uudelleen.

Kulu- ja materiaalikustannusten arviointi

Arvioidut kustannukset ja tuotto -välilehden avulla voit myös arvioida tehtävän kulu- ja materiaalikustannukset, jos tarvitset arvioita.

Kunkin työ- tai kuluarviorivin kustannus- ja myyntihinta perustuvat asetuksiin, jotka määrität kullekin luokalle hinnoittelutaulukoissa projektinhallinnan ja kirjanpidon>määrityshinnoittelun> kohdassa. Nimikkeiden kustannukset ja myyntihinnat lisätään oletusarvoisesti nimikkeestä tai kauppasopimuksista Tuotetietojen hallinta -kohdan Vapautetut tuotteet -luettelosivulla.

Työrakenteen edistymisen seuraaminen

Jotkin teollisuudenalat seuraavat hankkeen edistymistä WBS:ää vastaan yksityiskohtaisesti, kun taas toisilla aloilla edistyminen on kehittynyt WBS:n korkeammalla tasolla. Tässä osassa kerrotaan, miten työrakenteen seurantaa voidaan käyttää projektin vaatimusten mukaisesti.

Finance sisältää kolme projektin työrakenteen näkymää: suunnittelunäkymä, työnseurantanäkymä ja kustannusseurantanäkymä.

Suunnittelunäkymä

Suunnittelunäkymä sisältää aikataulun ja kustannusten tietojen suunnitellun arvion tai perusarvion. Vaikka projektissa WBS ei ole ominaisuuksia version ja perustason seurantaan, tämän näkymän arvot edustavat perusversiota. Tämän artikkelin Schedule estimation- ja Kustannusarvio-osioissa kuvataan tämä näkymä ja se, miten WBS luodaan.

Työnseurantanäkymä

Työnseurantanäkymä sisältää työrakenteen tehtävien edistymisen seuraamisen. Se vertaa tehtävän kumulatiivisia toteutuneita työtunteja suunniteltuihin työtunteihin. Seuraavat kaavat määrittävät työnseurantanäkymän arvot.

• Edistyminen prosentteina = toteutunut työ tähän mennessä ÷ tehtävän suunniteltu työ
• Jäljellä oleva työmäärä (eli valmistumisarvio [ETC]) = Suunniteltu työmäärä – Todellinen työmäärä tähän päivämäärään mennessä
• Arvio lopussa (kustannusarvio) = jäljellä oleva työ + toteutunut työ tähän mennessä
• Ennakoitu työvarianssi = suunniteltu työ – kustannusarvio

Työnseurantanäkymä sisältää tehtävän työvarianssin projektion. Se perustuu siihen, onko kustannusarvio suurempi vai pienempi kuin suunniteltu työ.

• Jos kustannusarvio on suurempi kuin suunniteltu työ, tehtävän arvioidaan kestävän kauemmin kuin alussa suunniteltiin. Tehtävä on siis jäljessä aikataulusta.
• Jos kustannusarvio on pienempi kuin suunniteltu työ, tehtävän arvioidaan kestävän vähemmän aikaa kuin alussa suunniteltiin. Tehtävä on siis edellä aikataulusta.

Projektipäällikön työn uudelleenprojektio

Toisinaan projektipäällikön tai muun työnkulun, joka seuraa projektin edistymistä, on muokattava tehtävän alkuperäisiä arvioita. Tehtävä saattaa sujua alkuperäistä arviota nopeammin tai hitaammin useiden eri syiden vuoksi. Vaikutusaluetta voidaan esimerkiksi pienentää tai työntekijöillä saattaa olla vähemmän kokemusta kuin alun perin suunniteltiin. Ennusteet ovat projektipäällikön käsitys arvioista projektin nykyisen aseman perusteella. Älä yleisesti ottaen muuta peruslukuja, koska projektin perustaso on hyvin julkaistu asiakirja projektin aikataulusta ja kustannusarviosta, josta kaikki hankkeen sidosryhmät ovat samaa mieltä.

Projektipäälliköt voivat muokata tehtävien työmäärää kahdella tavalla:

• Muuta jäljellä olevaa työtä, jotta tehtävän todellinen jäljellä oleva työmäärä päivitetään automaattisesti.
• Muokkaa edistymistä prosentteina siten, että tehtävän tosi edistyminen päivitetään automaattisesti.

Kumpikin näistä tavoista aiheuttaa tehtävän ETC-, EAC- ja progress-prosenttilukujen uudelleenlaskennan ja tehtävän arvioidun ponnistelun varianssin. Yhteenvetotehtävien valmistumisarvio, kustannusarvio ja edistymisprosentti lasketaan myös uudelleen ja yhteenvetotehtävien arvioitu työvarianssi päivitetään.

Muokattu työ yhteenvetotehtävissä

Voit muokata yhteenveto- tai säilötehtävien työtä. Laskennat suoritetaan automaattisesti seuraavassa järjestyksessä siitä huolimatta, muokataanko näitä arvoja käyttämällä yhteenvetotehtävien jäljellä olevaa työtä vai etenemisprosenttia:

1. Tehtävän kustannusarvio, valmistumisarvio ja edistymisprosentti lasketaan.
2. Uusi kustannusarvio jaetaan alitehtäville alkuperäisen kustannusarviosumman suhteessa.
3. Kullekin lehtisolmutehtävälle lasketaan uusi kustannusarvio.
4. Jäljellä oleva työ ja edistymisprosentti lasketaan uudelleen kaikille muuttuneille alitehtäville uuden kustannusarvion arvon perusteella. Tehtävien työvarianssi lasketaan myös uudelleen.
5. Yhteenvetotehtävien kustannusarvio lasketaan myös uudelleen lehtisolmuista.

Valitse Laajenna tasollePonnistuksen seuranta -näkymässä määrittääksesi tason, jolla WBS:ää seurataan ja ylläpidetään. WBS laajenee automaattisesti kyseiselle tasolle Ponnistelun seuranta -näkymässä aina, kun avaat sen.

Kustannusseurantanäkymä

Kustannusten seuranta -näkymä seuraa tehtävän kuluttamista. Se vertaa tehtävään tähän mennessä käytettyjä todellisia kustannuksia tehtävän suunniteltuihin kustannuksiin. Seuraavat kaavat määrittävät kustannusseurantanäkymän arvot.

• Kulutettujen kustannusten prosenttiosuus = toteutuneet kustannukset tähän mennessä ÷ tehtävän suunnitellut kustannukset
• Jäljellä olevat kustannukset = suunnitellut kustannukset – toteutuneet kustannukset tähän mennessä
• Arvio lopussa (kustannusarvio) = jäljellä olevat kustannukset + toteutuneet kustannukset tähän mennessä
• Ennakoitu kustannuspoikkeama = suunnitellut kustannukset – kustannusarvio

Kustannusten seuranta -näkymässä näkyy tehtävän kustannusvarianssiennuste sen mukaan, onko EAC suunniteltua kustannusta suurempi vai pienempi:

• Jos EAC-suunnitelma on suunniteltua enemmän, tehtävä käyttää enemmän rahaa kuin alun perin suunniteltiin ja on yliarvioinut budjetin.
• Jos EAC on suunniteltua pienempi kuin suunniteltu kustannus, tehtävä käyttää vähemmän rahaa kuin alun perin suunniteltiin ja on alitettu budjettiin.

Projektipäällikön kustannusten uudelleenennuste

Projektipäälliköt käyttävät CTC:tä tehtävän alkuperäisen kustannusarvion muokkaamiseen. Projektipäällikkö voi muokata jäljellä olevien kustannusten arvoksi tehtävän valmistumiseen vaaditut kustannukset. Jos muokkaat CTC-arvoa, tehtävän CTC- tai EAC-arvo, kulutettujen kustannusten prosenttiosuus, arvioitu kustannusvarianssi ja tehtävä lasketaan uudelleen. Yhteenvetotehtävien valmistumisarvio, kustannusarvio ja kulutettujen kustannusten prosenttiosuus lasketaan myös uudelleen ja yhteenvetotehtävien arvioitu kustannuspoikkeama päivitetään.

Kustannusennusteen tarkistus yhteenvetotehtäville

Voit muuttaa yhteenvetotehtävien kustannuksia, ja laskutoimitukset suoritetaan automaattisesti seuraavassa järjestyksessä:

1. Tehtävän kustannusarvio, jäljellä olevat kustannukset ja kulutettujen kustannusten prosenttiosuus lasketaan uudelleen.
2. Uusi kustannusarvio jaetaan alitehtäville tehtävien alkuperäisen kustannusarvion suhteessa.
3. Kunkin tehtävän uusi kustannusarvio lasketaan.
4. Palvelukustannukset ja kulutettujen kustannusten prosenttiosuus lasketaan uudelleen muuttuneille alitehtäville kustannusarvion arvon perusteella. Tehtävien kustannuspoikkeama lasketaan myös uudelleen.
5. Kaikkien yhteenvetotehtävien kustannusarvio lasketaan uudelleen tämän muutoksen perusteella.

Valitse Kustannusten seuranta -näkymässä Laajenna tasolle-vaihtoehto määrittääksesi tason, jolla WBS:ää seurataan ja ylläpidetään. WBS laajenee tuolle tasolle Cost tracking -näkymässä aina, kun avaat sen.

Ansaitun arvon hallinta

Käytä ansaitun arvon menetelmää (EVM) projektin edistymisen seuraamiseen. Voit tarkastella ansaitun arvon mittareita projektipäällikön roolikeskuksessa. Ansaitun arvon kaavion osa näyttää suunnitellun arvon ja toteutuneiden kustannusten aikajaksotetut arvot. Kuluvan päivän ansaittu arvo näytetään pisteenä. Ansaitun arvon aikasijaintitietoja ei ole tällä hetkellä käytettävissä.

Ansaitun arvon aikajaksotus näytetään viikoittain tai kuukausittain. Tässä osassa esitellään ansaitun arvon menetelmän kolme pääkohtaa: suunniteltu arvo, ansaittu arvo ja toteutuneet kustannukset.

Suunniteltu arvo

EVM-teorian mukaan suunniteltu arvokaavio edustaa sitä tahtia, jolla projektin tiimi suunnitteli ansaitsevansa arvoa projektissa.

Finance käyttää 0:100-ansaintasääntöä suunnitellun arvon esittämisessä. Tämän säännön mukaan tehtävän arvo kirjataan tehtävään sen päättymispäivämääränä. Arvoja ei kirjata, ennen kuin tehtävä on täysin valmis.

Projektinhallinta ja kirjanpito -kohdassa syötetään lehtisolmujen päättymispäivämäärä ja niiden suunnitellut kustannukset. Kun suunnitellun arvon kaavio näytetään viikon mukaan, suunniteltu arvo vedetään yhteen viikon mukaan kaikista projektin aikana tehtävistä lehtisolmutehtävistä.

Ansaittu arvo

EVM-teorian mukaan ansaitun arvon kaavio edustaa korkoa, jolla projektin tiimi todella ansaitsee arvoa projektissa.

Talous käyttää 0:100-ansaintasääntöä, kun se piirtää ansainta-arvon. Tämän säännön mukaan tehtävän arvo kirjataan tehtävään sen päättymispäivämääränä. Arvoja ei kirjata, ennen kuin tehtävä on täysin valmis.

Kun lasket ansaitun arvon, ota huomioon kunkin tehtävän edistymisprosentti. Kun käytössä on 0:100-ansaintasääntö, vain määritetyn kauden valmiit tehtävät otetaan huomioon ansaitun arvon laskennassa kyseisen kauden lopussa. Kaavio laskee projektin ansaitun arvon kaikille suoritettaville tehtäville.

Toteutunut kustannus

EVM-teorian mukaan todelliset kustannuskaaviot edustavat sitä, kuinka nopeasti rahaa käytetään projektiin.

Hyödynnä projektiin kohdistettuja tapahtumia piirtääksesi todelliset kustannusrivit. Tee yhteenveto kustannuksista päivämäärän mukaan. Käytä näitä tietoja todellisten kustannusten kuvaamiseen viikon tai kuukauden mukaan ansaitun arvon kaaviossa.

Suunniteltu arvo-, ansaittu arvo- ja toteutuneet kustannukset -käsitteen käyttäminen

Aikatauluvarianssi

Suunnittelun aikana luot ennusteen aikajanalla olevalle työlle. Tämän vuoksi suunniteltu arvo on hinta, jonka projektin suunnittelijat arvelivat projektin valmistumiseen kuluvan. Sen jälkeen kun projekti on käynnissä, työ on tehty valmiiksi ja projekti saa ansaittua arvoa. Voit tarkastella projektin työn edistymistä vertaamalla suunniteltua arvoa ansaittuun arvoon. Vertailun tulosta kutsutaan aikatauluvarianssiksi.

Jos jakson suunniteltu arvo on enemmän kuin ansaittu arvo, projektitiimin tekemän työn määrä on pienempi kuin suunniteltu. Projekti on siis jäljessä aikataulusta. Koska suunniteltu arvo ja ansaitun arvon ilmaistaan rahamääräisesti, viiveellä projektissa on myös raha-arvo.

Jos jakson suunniteltu arvo on pienempi kuin ansaittu arvo, projektitiimin tekemän työn määrä on suunniteltua suurempi. Projekti on siis edellä aikataulusta. Myös tällä läpäisajalla on raha-arvo.

Kustannusvarianssi

Koska ansaittu arvo käyttää kustannushintaa kertojana, ansaittu arvo ilmaisee projektin tiimin projektiin suorittaman työn kustannukset. Projektin edetessä tapahtumaloki sisältää tietueen rahoista, jotka projektitiimi todellisuudessa käyttää kyseiseen projektiin. Vertaamalla ansaittua arvoa todellisiin kustannuksiin voit tarkastella projektin tiimin käyttämän rahan määrää verrattuna projektitiimin ansaitsemaan arvoon. Vertailun tulosta kutsutaan kustannuspoikkeamaksi.

Jos projektitiimin jonkin aikaa käyttämä todellinen kustannus on enemmän kuin ansaittu arvo, projektitiimi käytti enemmän rahaa kuin se ansaitsi. Projekti siis ylittää budjetin.

Jos projektitiimin jonkin aikaa käyttämä todellinen kustannus on pienempi kuin ansaittu arvo, projektitiimi ansaitsi enemmän rahaa kuin se käytti. Projekti siis alittaa budjetin.

WBS-mallit

WBS-mallien toiminnolla voit luoda vakiomalleja projekteille. Jos yrityksesi tarjoaihin projekteihin liittyy paljon toistettavissa olevia töitä, harkitse WBS-mallin luomista.

Luo WBS-malli olemassa olevan projektin WBS:stä, jotta voit jatkossa käyttää uudelleen tietoja ja parhaita käytäntöjä, jotka olet kerännyt projektin suunnittelun aikana samankaltaisiin projekteihin. Joskus koko työrakennetta ei kuitenkaan kannata tallentaa mallina. Voit luoda malleja myös projektin työrakenteen osista.

Projektin työrakenteen tallentaminen mallina

Kun olet luonut mallin, tuo se uuden projektin WBS-tiedostoon pääsolmulla tai missä tahansa projektin WBS-tehtävässä.

WBS-mallin tuominen projektin WBS-objektiin

Kun tuot tehtäviä, malli järjestää tehtävät sen tehtävän alkamispäivän mukaan, johon toit tehtävän. Tuonnin aikana mallitehtävien edeltäjän suhteet auttavat laskemaan tuotujen tehtävien alkamispäivämäärät. Kohdeprojektin vakiotyökalenteri auttaa laskemaan tuotujen tehtävien päättymispäivämäärät, jolloin nykyisen projektin työkalenterissa määrittämäsi työpäivät ja vakiotyöajat pysyvät samoina.

Kustannusmäärät ja myyntihinnat arviointiriveillä varmistavat, että projektille tai projektisopimukselle ominaisilla hinnoilla on kelvolliset päivämäärät.

Projektin työrakenteen ja työrakennemallin väliset erot

• WBS-mallien tehtävissä ei ole alkamis- tai päättymispäivämääriä.

• Työ- ja ei-työpäivät eivät ole määritetty WBS-malleille.

• Työrakennemallit käyttävät aina kaikkien projektien oletuskalenteriksi määritettyä ajoituskalenteria.

• Oletusajoituskalenteria käytetään vain etsittäessä vakiotyöpäivän tunnit.

• Edeltäjien suhteita ei kopioida WBS-malliin.

• Koska WBS-malleissa ei ole päivämääriä, edeltäjän päättymispäivään perustuvaa alkamispäivämäärän logiikkaa ei tarvita.

• Työkustannusarviorivi luodaan automaattisesti, kun tehtävä luodaan työrakennemalliin. Myyntihinta ja kustannussumma kopioidaan valitulta työntekijältä.

• Kulut ja nimikekustannukset voidaan luoda manuaalisesti, aivan kuten ne voivat tehdä projektin WBS:ssä.

• Aikatauluvirheet näytetään, kun seuraava kaava osoittaa poikkeamia:

Effort = Number of resources × Duration × Number of hours in a standard working day

• Voit korjata kaikki aikatauluvirheet samaan aikaan valitsemalla Korjaa kaikki aikatauluvirheet.

• Vaihtoehtoisesti voit korjata aikatauluvirheet yksitellen valitsemalla kunkin tehtävän varoituskuvakkeen.